Prozesse, Querschnittsprozesse:

Prozess der Beauftragungen, Zielsetzungen und Inhaltsbestimmungen

In allen Projekt werden Leistungen, Produkte und andere Beiträge von Dritten benötigt, die dazu klar beauftragt werden müssen, damit sie auch beitragen können, was sie beitragen sollen. In der Regel bestehen für die Beauftragungen Dritter und für Beschaffungen in allen Organisationen eingespielte Regeln und Verfahren. Diese sind selten auf die Dynamik und Sonderheiten von Projekten zugeschnitten, sondern müssen in jedem Projekt speziell angepasst und organisiert werden.

Die Prozesse weisen in der Regel folgende Prozessschritte auf:

1. Konkretisierung der Idee oder des Anliegens,
2. Festlegung der Ziele und Rahmenbedingungen,
3. Suche und Auswahl von Alternativen,
4. Inhaltliche Festlegungen,
5. Kalkulation,
6. Entscheidung,
7. Festlegung der Verantwortung,
8. Auswahl der Partner für die Ausführung,
9. Vertragsverhandlungen und Vertragsabschluss,
10. Sicherstellung der Ausführung,
11. Überwachung der der Ausführungen,
12. Kontrolle der Qualitäten und der Vertragserfüllung,
13. Abnahme,
14. Abrechnung.

Für die Projekte werden jeweils die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen des Projektmanagements (Vollmachten) für die Prozesse der Beauftragungen, der Zielfindungen und der Inhalte allgemein festgelegt oder spezifisch vereinbart.