Prozesse, Querschnittsprozesse:

Prozess der Regelkommunikation.

Neben der informellen und alltäglichen Routinekommunikation und Information wird regelt,

1. zu welchen Zeitpunkten wer mit wem Kontakt aufzunehmen hat, z.B. Rücksprachen,
2. wer sich an welchen Orten mit welcher Dauer zu welchen Themen trifft,
3. was zu den jeweiligen Terminen mitzubringen, d.h. vorzubereiten ist,
4. welche Entscheidungen jeweils nach welchem Verfahren zu treffen sind,
5. wer die Begegnung (Sitzung, das Arbeitstreffen) leitet.

Die Regelkommunikation in Projekten sind häufig

1. die (tägliche) Rücksprache,
2. die Sitzungen des Projektteams und der Arbeitsgruppen ("Meetings"),
3. die Arbeitsbesprechungen,
4. die Statusberichte,
5. die Meilensteinsitzungen.

Die Prozesse der Regelkommunikation weisen in der Regel folgende Prozessschritte auf:

1. Ermittlung der Struktur der erforderlichen und ausreichenden Regelkommunikation (Zeiten, Termine, Rhythmus, Dauer, Inhalte, Leitung, Einladende, Orte).
2. Ermittlung und Festlegung der jeweils notwendigen und ausreichenden Teilnehmenden.
3. Ermittlung und Festlegung der Verantwortung für die Einladung, Organisation, Leitung, Dokumentation, Durchsetzung der Ergebnisse.
4. Ermittlung und Festlegung der Methodik.
5. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarung der Regeln und Spielregeln der jeweiligen Regelkommunikation.
6. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarung des Verfahrens für Stellvertretungen.
7. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarungen von Sanktionen für die Nichtteilnahme, Störungen, mangelhafte Vorbereitungen, Nichteinhaltung von Beschlüssen.
8. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarungen der Pflicht-Tagesordnungspunkte.
9. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarungen der Regeln und Spielregeln der jeweiligen Regelkommunikation.
10. Ermittlung, Festlegung, Vereinbarung, Durchsetzung und Sicherung von Geheimhaltungs- und Stillschweigevereinbarungen.

Die Regelkommunikation in Projekten ist zu regeln für

1. die Kommunikation des Projekts mit dem Projektumfeld,
2. die Kommunikation des Projektmanagements mit den Projektauftraggebern und Trägern des Projekts,
3. die Kommunikation des Projektmanagements zwischen den Beteiligten insbesondere Auftragnehmern, z.B. zu Abstimmungen und Koordinierungen,
4. die Kommunikation innerhalb des Projektmanagements (im Projektteam),
5. die Kommunikation mit den Vorgesetzten der Personen, die für das Projekt entsandt wurden.

Die Termine für die Regelkommunikation sollten jeweils die ersten Termine sein, die in die Terminkalender der jeweiligen Teilnehmenden verbindlich einzutragen und einzuhalten sind.