Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Planungsstand: "Die Zuständigkeiten sind geklärt und vereinbart."

Alle wissen, wofür sie zuständig sind - und wofür nicht.

Zuständigkeiten regeln, wer für bestimmte Fragen und Anliegen die Entscheidung treffen darf, kann, soll oder muss. Die "Zuständigkeit" lässt in der Regel den dazu notwendigen Sach- und Fachverstand vermuten und erwarten, setzt ihn aber nicht voraus.

Zuständigkeiten schaffen Zustände durch Entscheidungen bzw. ihr Entscheidungsverhalten. Sie schaffen Fakten und sind selbst ein Faktum.

Die Zuständigkeit kann z.B.

1. formal geregelt sein, z.B. in Organigrammen, Stellenbeschreibungen, wie z.B. auch in der Projektorganisation,
2. zugeschrieben werden, d.h. erwartet werden nach ungeschriebenen Gesetzen,
3. vermutet werden,
4. übersehen werden, z.B. wenn entsprechende Regelungen nicht bekannt sind,
5. behauptet werden, z.B. durch unmissverständliches Handeln aber auch z.B. durch Amtsanmaßung,
6. an bestimmte Organisationen oder Organisationseinheiten gebunden sein, auch an dritte,
7. delegiert werden, z.B. an bestimmte Personen (Sachgebiet A-D), andere Organisationen (Steuerberatung) oder Organisationseinheiten (Zentrale),
8. von Amts wegen festgelegt sein, wie z.B. von Gerichten, Behörden,
9. zur Selbsternennung erfolgen, z.B. durch ein: "Alles hört auf mein Kommando!" z.B. in Gefahrensituationen,
10. in der Regel "nur auf Antrag" tätig werden.

Zuständigkeiten berechtigen zur "Entscheidung auf Antrag" bzw. "Entscheidung auf Grund des Amtes". Wenn die zuständigen Leute nicht angefragt werden, können sie in der Regel auch nicht (rechtzeitig) ihrer Zuständigkeit nachkommen.

Wer nicht zuständig ist, trifft in der Regel auch keine Entscheidungen im oder für den entsprechenden Zuständigkeitsbereich. Wer es dennoch ohne besonderen Anlass tut, dem werden Kompetenzüberschreitungen, Amtsmissbrauch, unzulässige Einmischungen, Disziplinlosigkeit und mangelnde Kollegialität oder Loyalität vorgeworfen.

Entscheidungen, die auf Grund von Zuständigkeiten getroffen werden, sind gültige Entscheidungen. Das können, brauchen jedoch nicht auch die richtigen Entscheidungen zu sein. Entscheidungen, die für "falsch" gehalten werden, müssen dennoch beachtet werden und können in der Regel nur aufgehoben, geändert oder bestätigt werden durch z.B.

1. Entscheidung einer Person einer Hierarchiestufe, die über der entscheidenden Zuständigkeit angesiedelt ist,
2. neue Fakten,
3. Offenlegung von Täuschungen oder falschen Annahmen,
4. Konfrontation von Dilettantismus, Leichtsinn, Willkür,
5. Verhandlungen,
6. Setzungen ("Machtwort").

In Organisationen werden vielfach folgende Zuständigkeiten allgemein festgelegt, die auch für Projekte und das Projektmanagement gelten, sofern nicht spezielle anderweitige Zuständigkeiten vereinbart werden:

1. Posteingang,
2. Freistellung von Personal, Rückgliederung von Personal,
3. Personaleinsatz,
4. Leistung und Vergütung,
5. Methoden,
6. Vorgehensweisen,
7. Beschaffungen, Einkauf,
8. Qualität und Qualitätskontrollen,
9. Verfügung und Nutzung von Einrichtungen, Maschinen, Fuhrpark,
10. Beauftragung von Dritten,
11. Rechnungsprüfung, Rechnungsanerkennung, Bezahlung,
12. Rechtsvertretung, Verträge mit Dritten,
13. Preisbildung,
14. Budgetierung, Mittelverwaltung, Mittelfreigabe,
15. Abnahme von Leistungen,
16. Wahrnehmung von Rechtsansprüchen wie z.B. Mängelrügen, Reklamationen,
17. Auskünfte gegenüber Dritten,
18. Schlüsselverwaltung, inklusive Passwortschutz,
19. Sicherheit,
20. Datenschutz.

Innerhalb der Zuständigkeiten können wiederum einzelne Personen zu bestimmten Entscheidungen oder Handlungen bevollmächtigt werden.

Mahnungen:

Zuständigkeiten und Vollmachten sowie Sachverstand und Fachkenntnis sind getrennt zu betrachten.

Übergangene oder missachtete Zuständigkeiten rächen sich in der Regel unberechenbar.

Entscheidungen, die von Nichtzuständigen getroffen werden, können von den tatsächlich Zuständigen jederzeit aufgehoben oder geändert werden. Je nach Rechtslage kann dies sogar mit Wirkung gegenüber Dritten erfolgen.

...und die Moral von der Geschichte oder: Was ist das Ergebnis?

In Projekten und im Projektmanagement sollten die handelnden und entscheidenden Personen anstreben, dass sie für die Entscheidungen im Projekt und im Projektmanagement auch formal zuständig sind, möglichst ergänzt um die passenden Vollmachten für die Entscheidungen.

Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass Projekte und das Projektmanagement die vorhandenen Zuständigkeiten kennt, nutzt und beachtet, d.h. in die Entscheidungen mit einbezieht bzw. die von den zuständigen Personen betroffenen Entscheidungen auch beachtet.

Der Auftrag zum Projekt und zum Projektmanagement reicht in der Regel nicht aus, hierfür auch tatsächlich "zuständig" zu sein.

Die erforderlichen und zweckmäßigen Zuständigkeiten werden in Projekten und für das Projektmanagement in der Regel im Zusammenhang mit der Projektorganisation und der Projektplanung in einem iterativen Prozess ermittelt, geklärt, festgelegt und vereinbart.