Projektbeirat.
Einen Projektbeitrat zu bilden kann sich empfehlen z.B.
- um Expertenwissen und Erfahrungen für das Projekt und das
Projektmanagement verfügbar zu machen,
- um unterschiedliche Aspekte bzw. Anforderungen an Lösungen
frühzeitig zu erfahren und dadurch besser im Projekt
berücksichtigen zu können,
- um Personen zur Mitwirkung zu gewinnen und ihr Wohlwollen zu
erhalten, ohne dass diese Personen einen Auftrag im Projekt oder
im Projektmanagement erhalten (können, sollen, wollen oder
dürfen),
- um Ansätze und Lösungsideen im Projekt und im
Projektmanagement durch wohlwollende Dritte prüfen, diskutieren
und beurteilen lassen zu können,
- um Fehlentwicklungen im Projekt oder im Projektmanagement
insgesamt früher erkennen und gegensteuern zu können,
- um die verantwortlichen Personen für das Projekt und das
Projektmanagement in bestimmten Fachgebieten oder
Wissensgebieten zu stärken,
- um anstehende Entscheidungen bzw. Entscheidungsalternativen
für das Projekt und das Projektmanagement aus verschiedenen
Sichtweisen beleuchten und bewerten zu lassen,
- um Entscheidungen leichter legitimieren zu können, z.B.
durch Berufung auf eine Empfehlung oder einen Beschluss des
Projektbeirates.
Der Projektbeirat übernimmt keine Verantwortung für das Projekt
und das Projektmanagement: Alle Entscheidungen bleiben in der vollen
Verantwortung der dafür vorgesehenen und beauftragten Personen,
(Projektauftraggeber, Projektleitleiter).
Ein Projektbeirat ist meistens nur für bestimmte Schwerpunkte und
für eine bestimmte Zeit erforderlich, bis das Projekt entsprechend
fortgeschritten ist. Er kann aus einer einzigen Person oder aus
mehreren bestehen.
Ein Projektbeirat sollte deshalb folgende Merkmale aufweisen:
- zeitlich begrenzt, klarer Endpunkt der Auflösung des
Beirates.
- Besteht der Projektbeirat aus mehreren Personen, bestimmen
diese aus ihren Reihen den Vorsitz, der als Ansprechpartner für
alle gilt.
- Moderation durch eine verantwortliche Person des
Projektmanagements.
- Einladung durch die Projektleitung und den eventuellen
Vorsitzenden des Beirates.
- Tätigkeit ehrenamtlich oder nur gegen Auslagenerstattung.
- Verpflichtung zur Verschwiegenheit gegenüber Dritten,
insbesondere Vertretern anderer Interessensgruppen, der
Öffentlichkeit und in den so genannten sozialen Medien.
- Verpflichtung zum Wettbewerbsverbot, also keine
gleichzeitige Zugehörigkeit und Mitwirkung z.B. in
konkurrierenden Projekten oder bei Wettbewerbern.
- Verzicht auf die Nutzung der Informationen und Erkenntnisse
im Projektbeirat z.B. im eigenen Unternehmen, in eigenen
Produkten oder Dienstleistungen, auch nach der Beendigung der
Tätigkeit im Beirat.
- Offenlegung von Interessenskonflikten z.B. zwischen eigenen
Anliegen und den Anliegen des Projekts oder des
Projektmanagements.
- Klare Regeln und Spielregeln z.B. für die Leitung von
Besprechungen, Protokollierungen und wechselseitigen
Informationen zwischen den einzelnen Sitzungen des
Projektbeirates.
In einen Projektbeirat sollten nur Personen berufen werden, die
selbst über die entsprechend erwarteten Kompetenzen und Erfahrungen
verfügen. Vertreter und Stellvertreter z.B. von Organisationen, die
im Projektbeirat vertreten sind, sollten von ihren Organisation
eindeutig beauftragt, geeignet und legitimiert sein.
Der Projektbeirat sollte einen Titel bekommen, der den
Schwerpunkt deutlich macht, z.B.
- Expertenkreis, in welchem bestimmte Experten z.B. bestimmter
Fachgebiete "fachsimpeln" und auch streiten können,
- Förderkreis, z.B. bezüglich eines bestimmten Aspektes des
Projekts oder des Projektmanagements, z.B. der
Projektkommunikation oder des Projektmarketings,
- Arbeitskreis für jedes geeignete Thema,
- Reflexionsteam, d.h. Team, das bestimmte Dinge reflektiert.
Durch einen Projektbeirat können also auch Personen an das
Projekt bzw. das Projektmanagement herangeführt werden, die weder im
Projekt noch im Projektmanagement über ihre Expertisen hinaus
beteiligt werden (können, dürfen, wollen oder müssen).
Mahnungen:
Projektbeiräte sind beliebt bei Personen, die anderweitig nicht
mehr im Berufsleben aktiv sind oder sein sollen. Ferner bei
Personen, die rasch Karriere machen wollen oder sollen.
Ein Rat ist nur sinnvoll, wenn er VOR einer Entscheidung erfolgt,
also noch bei der noch nicht getroffenen bzw. vollzogenen
Entscheidung noch eine Bedeutung erhalten kann. Es ist die Aufgabe
des Projektmanagements, den Projektbeirat in die Lage zu versetzen,
seine Ratsfunktion auch dann wahrnehmen zu können, wenn der Rat noch
wirksam werden kann.