Die Fälle, welche als Notfall gelten und in welchen sofortige Neuentscheidungen erforderlich sind, sind festgelegt und vereinbart. Es ist gesichert, dass die Entscheidungen auch getroffen werden (können).
Im Entscheidungsnotfall sind in welchen in jedem Fall eine grundlegende Entscheidung über das Projekt oder das Projektmanagement (neu) zu treffen. Die Fälle können sich spontan ergeben. Sie kündigen sich manchmal auch schleichend an, bis der Zustand erreicht ist: "Jetzt muss aber (endlich) eine neue Entscheidung her."
Tritt ein Entscheidungsnotfall ein, ist unverzüglich die erforderliche und notwendige Entscheidung herbeizuführen, zu ermöglichen, zu treffen und erforderlichenfalls auch zu erzwingen. Gleichgültig, wie das Projekt oder das Projektmanagement steht. Als Entscheidungsnotfälle festzulegen empfehlen sich z.B.
Für die angenommenen und außerordentlichen Entscheidungsnotfälle sind festzulegen:
Ist ein Entscheidungsnotfall eingetreten, ist vom Projektmanagement zu erwarten, dass es sich strikt an den aktuell (noch) gegebenen Auftrag hält und alles unternimmt, dass keine neuen Risiken entstehen.
Kann der Projektleiter die anstehende Entscheidung selbst treffen, sollte er sie unbedingt dokumentieren, gleichgültig, ob das Projekt unverändert fortgesetzt wird oder Änderungen erfolgen.
Kann der Projektauftraggeber die erforderliche Entscheidung selbst treffen, sollte der Projektauftrag und der Auftrag zum Projektmanagement offiziell und formell auf den aktuellen Stand gebracht werden, ebenfalls gleichgültig, wie die Entscheidung ausfällt.
Können der Projektleiter und der Projektauftraggeber die anstehenden Entscheidungen nicht treffen, ist das Projekt "in die Krise" zu führen bzw. die bestehende Krise so zu verschärfen, dass die entscheidenden Personen über das Projekt und das Projektmanagement neu entscheiden müssen.
Entscheidungsnotfälle entstehen nur selten aus Fehlern oder Fehlverhalten, auch wenn dies im ersten Moment so eingeschätzt wird.
Es erfordert vielfach allen Mut, neben den meistens tatsächlich bestehenden Überforderungen und der chaotischen Turbulenzen die richtige Entscheidung zu treffen: "Es ist eine Neuentscheidung notwendig. Und zwar JETZT!!!"- und diese auch unbeirrt einzufordern.
In Entscheidungsnotfällen erweist sich der "kürzeste" Dienstweg in der Regel als der effizienteste: Die Zeit, "den Apparat in Bewegung zu bringen", besteht ohnehin meistens nicht.
"Es ist leichter sich zu entschuldigen, als um Erlaubnis zu fragen." - sagt ein Sprichwort erfahrener Menschen.
Entscheidungsnotfälle sind oft auch Wendepunkte und Scheidepunkte des Projekts oder des Projektmanagements. Wenn klar formuliert ist, dass es solche aus außerplanmäßig geben kann und darf, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Verantwortlichen frühzeitig und angemessen reagieren.
In Entscheidungsnotfällen gilt es wirksam zu sein und dazu auch mal enormen Druck auszuüben, um die verantwortlichen Personen zur Entscheidung zu bewegen. Der Zweck heiligt die Mittel im Nachhinein meistens.
Die Entscheidungsnotfälle werden iterativ ermittelt und benannt, wobei für die verschiedenen Entscheidungsnotfälle auch individuelle Regelungen entwickelt und festgelegt, besser: erlaubt werden.
Planungsstand, Reife der Planungen
Projektdokumentation gesichert.
Rahmen abgesteckt. Rahmenheft erstellt.
Lasten geklärt. Lastenheft erstellt.
Pflichten festgelegt. Pflichtenheft erstellt.
endgültige Leistungsbeschreibungen erstellt.
entscheidungsreife Vorlagen zur Freigabe
Liste der Berechtigten erstellt.
Projektorganisation festgelegt.
Entscheidungsnotfälle bekannt.
Daten, Dokumente bereitgestellt.
Materialbedarf, Mengengerüste ermittelt.
Kapazitäten, Kapazitätsbedarfe geklärt.
Leistungsorte, Erfüllungsorte festgelegt.
Methoden und Verfahren verbindlich.
Leistungsvereinbarungen abgeschlossen.
Interne Aufträge sind erteilt.
Logistik versorgt und entsorgt.
Materialsatz, Werkzeugkasten, Ausstattungssatz