Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Begriff: Routinen in Projekten.

In Projekten sind immer wieder Verrichtungen zu erledigen, die in der Regel rasch zur Routine werden bzw. für welche sich projektspezifische Routine bilden, z. B. für

1. Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen und deren Bewertungen,
2. Besprechungen,
3. Prognosen, Anpassungen,
4. Berichterstattungen,
5. Datenerfassungen, Datenaktualisierungen, Dokumentationen,
6. Abstimmungen, Koordinationen z.B. von Terminen,
7. Archivierungen,
8. Prüfungen, Standortbestimmungen,
9. Übergaben und Abnahmen, z.B. von Leistungen,
10. Abrechnungen einschließlich z.B. Rechnungsprüfungen, Bezahlungen.

In der Regel werden zunächst jene Routinen übernommen, die bereits in der allgemeinen Organisation und in den allgemeinen Abläufen bestehen bzw. von ihnen ermöglicht und getragen werden.

Für Routinen eignen sich insbesondere periodisch wiederkehrende Verrichtungen.

1. Erstellung, Aktualisierungen und Fortschreibungen von Entwürfen, Plänen.
2. Erstellung, Aktualisierungen und Fortschreibungen von Rahmen und Bedingungen (Rahmenheften).
3. Erstellung, Aktualisierungen und Fortschreibungen von Lastenheften, Pflichtenheften und endgültigen Leistungsbeschreibungen.
4. Ausschreibungen, Beauftragungen.
5. Aushandeln von Verträgen und Vereinbarungen; Abschluss von Verträgen.
6. Lösen von operativen und spontanen Alltagsproblemen.
7. Das gesamte Materialwesen wie Bedarfsermittlung, Beschaffung (Einkauf), Qualitätsprüfung, Wareneingangsprüfung, Logistik.
8. Qualitätsmanagement, Tests, Zwischenabnahmen und Abnahmen.
9. Kalkulationen, Controlling, Leistungsvergütungen, Bezahlungen.
10. Konfliktführung und Konfliktmanagement, Ressourcensteuerung.

Routinen werden oft formalisiert und standardisiert. Dazu dienen insbesondere:

1. Vorlagen, Vordrucke, Formulare,
2. Checklisten,
3. Standards, Normen,
4. formalisierte Verfahren,
5. Templates, (Eingabe-)Masken,
6. Muster,
7. Modelle,
8. Gewohnheiten,
9. stillschweigende Vereinbarungen und (wechselseitige) Erwartungen,
10. "Gewusst wie." - Handeln ohne Nachdenken zu müssen.

Unterschiede, Abgrenzungen und Verbindungen zu Projekten und zum Projektmanagement:

In wiederkehrenden Projekten werden häufig Vorlagen von früheren oder vergleichbaren Projekten verwendet. Je ähnlicher die Projekte sich scheinen, umso größer ist das Risiko, dass die tatsächlichen projektspezifischen Anforderungen nicht oder nicht rechtzeitig erkannt werden. Die so genannten "Blaupausen" von Projekten sind deshalb immer besonders sorgfältig zu prüfen, ob und inwieweit sie tatsächlich übernommen werden können.

Besonders hoch sind die Risiken, wenn die Vorlagen digitalisiert sind und deshalb die oft als unangenehm empfundenen "Aktualisierungen" unerfahrenen Personen überlassen werden.

Routinen entwickeln sich durch Erfahrung und setzen immer Erfahrungen voraus.