Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Begriff: Entscheide im Projekt.

Folgende Entscheide sind entsprechend den Projektkonkretisierungen für den weiteren Projektverlauf verbindlich für alle Betroffenen und Beteiligten zu treffen:

1. Projektmerkmale, Produktmerkmale wie Größe, Umfang, Laufzeit, Tragweite, Eigenschaften,
2. Qualitätsmerkmale für Projekt, Projektmanagement, Produkte und Leistungen,
3. Anforderungen an das Projekt und das (weitere) Projektmanagement,
4. Messgrößen und Messquellen z.B. für die Zielerreichung, Erfüllung der Qualitäten, Erfüllung der Anforderungen,
5. Auftraggeber, Auftragnehmer, Partner, Betroffene, Beteiligte,
6. Gültigkeit und Geltungsbereich der allgemeinen und speziellen Geschäftsbedingungen,
7. Regeln, Spielregeln,
8. Regelungen, Verfahren, Vorgehensweisen,
9. Ressourcen wie Materialien, Werkzeuge, z.B. Mengen, Beschaffungsart, Bereitstellungart, Verfügungsrechte, Einsatzort,
10. Kosten, Preise, Konditionen, Kostenträger.

Damit die Entscheide auch durchgesetzt werden können, sind sie von jenen Personen zu treffen, die z.B.

1. das Projekt verantworten,
2. das Projekt beauftragen,
3. das Projekt leiten,
4. die Ergebnisse des Projekts feststellen,
5. die Ergebnisse des Projektmanagements feststellen,
6. die Ergebnisse anerkennen und abnehmen,
7. die Folgen des Projekts verantworten.

In der Regel besteht eine Aufgabenteilung für die Entscheide in Projekten wie folgt:

1. Festlegung des generellen Rahmen und der generellen Bedingungen durch die Träger des unternehmerischen Risikos für das Projekt.
2. Entwicklung und Vorbereitung der Entscheidungsvorlage für den Projektauftraggeber.
3. Festlegung des speziellen Rahmens und der speziellen Bedingungen durch den Projektauftraggeber.
4. Entwicklung und Vorbereitung des Projektantrages und Projektauftrages.
5. Entwicklung und Vorbereitung des Auftrages für das Projektmanagement.
6. Festlegungen und Vereinbarungen im Projektvertrag.
7. Planung der Realisation des Projekts.
8. Festlegung der Gliederungen des Projekts, Leistungserbringer, Objekte, Subaufträge, Gewerke, Objekte, Arbeitspakete, Aufträge
9. Entwicklung und Vorbereitung der jeweiligen Beauftragungen.
10. Verbindliche Beauftragungen.
11. Anerkennung Abnahme der Beiträge oder Festlegung von Haftungs- und Gewährleistungsansprüchen oder Schadensersatz,
12. Freigabe von Zahlungen,
13. Freigabe oder Stopp des nächsten Projektschrittes.

In den Projekten ist jeweils klar zu regeln, wer für welche Entscheidungen befugt und verpflichtet ist. Für Entscheide, welche den Auftrag bzw. die Befugnisse und Vollmachten des Projektmanagements überschreiten, ist das Projektmanagement verpflichtet, rechtzeitig die erforderlichen Entscheidungen vorzubereiten, einzufordern oder gegebenenfalls zu erzwingen.

Die Entscheide in der Regel nur dann Ernst genommen und damit tatsächlich wirksam und durchsetzbar, wenn der jeweilige Entscheid folgende Qualitäten erfüllen:

1. konkret: "Wer hat entschieden?",
2. einfach, plausibel, zumindest für Sach- und Fachkundige,
3. klar: "Was wurde entschieden?",
4. unmissverständlich, d.h. ein klares "Ja" (Wofür wurde entschieden? Was wurde ausgewählt?) und "Nein" (Wogegen wurde entschieden? Was wurde abgelehnt?),
5. verbindlich, gültig,
6. verlässlich, d.h. ernst gemeint,
7. verpflichtend, d.h. die Umsetzung der Entscheidung ist die Pflicht,
8. legitimierend, d.h. die Erfüllenden können sich auf den Entscheid berufen,
9. verantwortlich, d.h. der Entscheidende kann oder muss die Verantwortung für den Entscheid übernehmen,
10. rechtzeitig, d.h. so früh, dass die Entscheidung überhaupt noch eine Bedeutung hat bzw. erhalten kann.

Auch für die Entscheide in Projekten gilt: Keine Entscheidung ist auch eine Entscheidung. Alle Entscheidungen sind letztlich subjektiv. Entscheidungen können nur von Menschen, niemals von Maschinen oder Technologien oder Programmen getroffen werden.

Unterschiede, Abgrenzungen und Verbindungen zu Projekten und zum Projektmanagement:

In den Projekten ist jeweils klar zu regeln, wer für welche Entscheidungen befugt und verpflichtet ist. Dies geschieht durch die Projektorganisation. Sie ist dem Projektfortschritt fortlaufend anzupassen.

Es ist jeweils strikt zu unterscheiden zwischen

1. Entscheidungsvorbereitungen (häufig durch Hilfskräfte, Stabskräfte oder das Projektmanagement),
2. Schiede (Kriterien, Orte und Zeitpunkte für die Scheidungen, Entscheidungen, Verzweigungen, Auswahl); Schiede werden häufig von Experten vorgeschlagen z.B. als Gutachten, Vorschläge, Stellungnahmen.
3. Entscheidungsträger (Wer trifft die Entscheidung?)
4. Entscheide (als Ergebnisse von Entscheidungen): Was wurde entschieden?
5. Umsetzung der Entscheidung: Mit der Entscheidung beginnt häufig erst die Arbeit.

Es ist eine hohe Kunst des Projektmanagements, die für das Projekte notwendigen und richtigen Entscheidungen frühzeitig zu erkennen und innerhalb der ohnehin laufenden Führungs- und Leitungsprozesse zu treffen bzw. treffen zu lassen.