Begriffe: Leistungen: Dienste. Dienstleistungen.
Viele Dienste stehen in Organisationen allgemein auch für Projekte
und das Projektmanagement wie selbstverständlich bereit.
Erforderlichenfalls sind die Dienste auf die Anforderungen des
Projekts und des Projektmanagements anzupassen oder das Projekt und
das Projektmanagement auf die Anforderungen der Dienste.
Bei den Diensten handelt es sich z.B. um
- Hausmeister, Quartiermeister, Werkmeister,
- Sicherheitsdienste, Ausweisungen, Legitimationen,
Zugangsberechtigungen, Personenkontrollen,
- Personenschutz,
- Objektschutz,
- Schlüsseldienst, Schließdienst,
- Wachdienst,
- Datenschutz, Passwortverwaltung,
- Datensicherheit,
- Datensysteme, Software, Hardware, Kommunikationstechnik,
- Programmierungen,
- Providing,
- Datensicherung, Updating, Back-up-Services,
- Archivierungen, Nachweisungen,
- Presse- und Öffentlichkeitsarbeit,
- formelle Vertretung und Repräsentation,
- Informationsdienste,
- Newsletter,
- Webdesign, Internetauftritt,
- Foren, Chats,
- Social Media, Soziale Netzwerke, Networking,
- Energieversorgung,
- Beleuchtung, Licht,
- Entsorgung,
- Heizung, Wärme, Kühlung, Lüftung,
- Reinigungsdienst,
- Hausdienste, Fahrstühle,
- Streudienste, Winterdienste,
- Rechnungswesen, Buchhaltung, Rechnungslegung,
- Datenerfassung,
- Sekretariat, Schreibdienst,
- Verwaltung von Verteilerlisten, Tagungsmanagement,
Sitzungsmanagement,
- Protokollierungen,
- Übersetzungen, Dolmetscher,
- Druckereien, Kopierdienste,
- Postdienst,
- Telefondienst,
- Datenaufbereitung, Controlling,
- Steuern, Zoll,
- Rechnungsprüfung, Bezahlungen,
- Beschaffung, Einkauf,
- Lagerhaltung, Bevorratung,
- Verpacken und Versenden,
- Zulassungen,
- Zertifizierungen, Akkreditierungen, Auditierungen,
Testierungen,
- Material- und Warenprüfungen,
- Fuhrpark,
- Führung,
- Soziale Dienste, Erste Hilfe,
- Sanitäre Dienste, Toiletten,
- Verpflegung, Kantinen,
- Gästebewirtungen,
- Raummanagement, Verfügung über Besprechungsräume,
Konferenztechnik,
- Personaldienste, Personalvertretung,
- Lohn und Gehalt, Abrechnungen, Vertragliches,
- Ausbildung, Fortbildung, Weiterbildung,
- Rechtsvertretung,
- Vertragsverwaltung,
- Verfolgung von Vertragsmängeln,
- Multiprojektmanagement,
- Materialwesen, Logistik, Materialverwaltung,
- Kapazitätsplanung für Maschinen, Raumnutzungsplanung,
- Personaleinsatzplanung,
- Produktionsplanung, Produktionssteuerung,
- Pflege und Wartung, Wartungsdienste,
- Kundendienste,
- Retouren und Beschwerdemanagement,
- Reparaturdienste.
Die Dienste sind in der Regel für den Normalbetrieb der Organisation
ausgelegt und ausgerichtet. Die Sonderheiten des Projekts und des
Projektmanagements können z.B. betreffen:
- Kapazitäten, Umfang und Menge,
- Verfügbarkeiten, räumlich und zeitlich,
- Art und Weise, Inhalte der Dienste,
- Priorität des Projekts und des Projektmanagements bei
Engpässen,
- Art und Weise der Beauftragungen,
- Weisungsbefugnisse der Dienste,
- Weisungsbefugnisse des Projekts,
- Zugriffsrechte,
- Rahmen und Bedingungen der Dienste, z.B. Auftrag und
Vergütung,
- Arbeitsmittel und Ausstattungen der Dienste.
Werden die Dienste generell oder speziell auf ihre
Wirtschaftlichkeit untersucht, z.B. bei so genannten
"Optimierungsprozessen", werden in der Regel die Aufwände der
Dienste für die Projekte und das Projektmanagement nicht
berücksichtigt.
Unterschiede, Abgrenzungen und Verbindungen zu Projekten und zum
Projektmanagement:
In Projekten sind durch das Projektmanagement werden die Dienste
zunächst wie selbstverständlich mitgenutzt. Das Projektmanagement
muss jedoch in jedem Fall überprüfen, wo die Dienste an die
Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements angepasst
werden müssen.
Einige Dienste können oder müssen durch Dritte bereitgestellt
werden (Outsourcing). Die Verträge und Vereinbarungen mit den
Dienstleistenden können in der Regel nur über die zuständigen und
entscheidenden Personen erfolgen. Überzeugungsarbeit ist notwendig,
vielfach aufwendig und nur bei wesentlichen Anforderungen auch
erfolgreich. Ansonsten bleibt nur, das Projekt und das
Projektmanagement auf die Grenzen der Dienste anzupassen.
Die ohnehin bereit stehenden Dienste verursachen durch das
Projekt und das Projektmanagement manchmal keine zusätzlichen oder
nur unbedeutend veränderte Kosten. Die Kosten sind genannte "Eh da"-
Kosten, d.h. sie würden auch ohne das Projekt und das
Projektmanagement entstehen.
In Projekten und im Projektmanagement eingeplante Dienste können
ohne Vorwarnung ausfallen, anderen Anforderungen oder Bedingungen
ausgesetzt sein oder aus anderen Gründen unpassend für das Projekt
und das Projektmanagement werden. Daraus können erhebliche Risiken
entstehen.
Das Projektmanagement muss also ständig aufmerksam allen
Informationen und Gerüchten nachgehen, welche auf mögliche
Veränderungen der Dienste hinweisen können. Auch beim leisesten
Verdacht muss das Projektmanagement Vorkehrungen treffen, um die
Dienste für das Projekt und das Projektmanagement in jedem Fall zu
sichern. Häufig genügt es, mit den Verantwortlichen die Dienste
offiziell, d.h. formell abzusprechen und zu vereinbaren.