Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Arbeitsumfang und Arbeitsvolumen von Zuarbeiten.

Mit den Zuarbeiten werden häufig Hilfskräfte, Sachbearbeiter/innen oder Administratoren und Experten beauftragt, die über das jeweilige Gebiet über die notwendigen Erfahrungen und das Wissen verfügen.

Typische Zuarbeiten sind z.B.

1. Bestandsaufnahmen,
2. Vorarbeiten, Vorlagen, Formulare, Checklisten, Prüflisten,
3. Vorbereitungen, Aufbereitungen,
4. Analysen, Gutachten, Begutachtungen,
5. Beratungen, Rückversicherungen, sich verlässigen, "sich schlau machen",
6. Informationen, sich informieren,
7. Datensammlung, Datenaufbereitungen, Datenstrukturierungen,
8. Abstimmungen, Koordinationen, Abgleiche, Vergleiche,
9. Klärungen,
10. Auslotungen von Risiken und Chancen,
11. Kalkulationen, Schätzungen, Abwägungen,
12. Beurteilungen,
13. Empfehlungen,
14. Trainings, Einweisungen, Anleitungen, Übungen.

Merkmale von Zuarbeiten sind z.B.:

1. Der Zeitaufwand für die Zuarbeiten ist in der Regel eng begrenzt. Häufig "muss es schnell gehen".
2. Die Zuarbeitenden erledigen ihre Arbeit in dem verfügbaren Zeitrahmen und Zeitfenster in der Art und Weise, die sie für richtig halten oder die ihnen vorgegeben wird.
3. Die Zuarbeiten sind zu meistens zu einem bestimmten Zeitpunkt zu so zu beenden, dass sie vollständig übergeben werden können.
4. Die Art und Weise der Zuarbeiten werden individuell festgelegt oder ausgehandelt und vereinbart. Freiräume und Gestaltungsmöglichkeiten sind eher selten bzw. eng begrenzt.
5. Der Umfang der Zuarbeiten wird von den Bestellern der Zuarbeitenden bestimmt. Häufig handelt es sich um Anweisungen. Die Zuarbeitenden haben sich so zu organisieren, dass sie erwarteten Zuarbeiten erbringen können. Das kann auch bedeuten, dass sie ihre Prioritäten situativ ändern.
6. Die Zuarbeitenden haben die Zuarbeiten nach den speziellen Weisungen zu erbringen bzw. so, dass sie die bereits bekannten Anforderungen erfüllen.
7. Die Zuarbeiten werden vergütet. In der Regel enthalten die Vergütungen auch die Entgelte für die Mittel, die für die Leistungserstellung erforderlich sind, wie z.B. Materialien, Energie, Einrichtungen.
8. Abweichungen von den erwarteten bzw. vereinbarten Zuarbeiten sind nur einvernehmlich möglich. Sie sind von den Zuarbeitenden deutlich kenntlich zu machen.
9. Die Art und Weise, wie die Zuarbeiten zu erbringen sind, können die Bestellenden vorgeben. Die Zuarbeitenden sind in der Regel an die Weisungen gebunden. Gegebenenfalls müssen sie selbst dafür sorgen, dass sie die notwendigen Weisungen erhalten bzw. die Informationen, wie die Zuarbeiten ordnungsgemäß zu erledigen sind.
10. Die Zuarbeitenden müssen für die erforderlichen Ressourcen für ihre Beiträge selbst besorgen bzw. stellen sie selbst zur Verfügung. Werden Ressourcen zur Verfügung gestellt, dürfen diese nur zum Zwecke der zu erbringenden Leistungen verwendet werden.

Die zuarbeitenden Personen und Organisationen verbindet in der Regel ein besonderes Vertrauensverhältnis mit den Personen und Organisationen, für welche die Zuarbeiten erbracht werden. Die Empfänger der Zuarbeiten müssen sich auf die Ordnungsmäßigkeit und Professionalität der Zuarbeiten für die vorgesehenen Verwendungen verlassen können.

Über das Schicksal der erbrachten Zuarbeiten entscheidet der Empfänger. Werden z.B. brauchbare Zuarbeiten nicht weiter verwendet, dürfen die Personen und Organisationen sie in der Regel nicht anderweitig einsetzen bzw. nutzen.

Verbindungen und Vergleiche zu Projekten:

Zu unterscheiden sind:

1. Zuarbeiten, die durch das Projekt zu erbringen sind. Z.B. liefern die Projekte häufig wesentliche Ergebnisse für andere Projekte oder für das Umfeld.
2. Zuarbeiten, die für das Projekt zu erbringen sind, z.B. durch Fachbereiche, Stäbe, Experten, Dritte, Lieferanten, Kunden, Dienstleister.
3. Zuarbeiten, die durch das Projektmanagement zu erbringen sind, z.B. zu Entscheidungen grundsätzlicher Art und von einer Tragweite, die über das Projekt und das Projektmanagement hinaus geht.
4. Zuarbeiten, die für das Projektmanagement zu erbringen sind. Häufig sind dies z.B. die Erledigung der Personalangelegenheiten wie Einstellungen, Arbeitsverträge, Rechtsprüfungen, Verträge.