Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Stäbe. Dienste. Funktionen.

Einkauf. Beschaffung.

Projekte erfordern oftmals besondere Abläufe für den Einkauf und die Beschaffung. Die mit dem Einkauf und der Beschaffung in Organisationen beauftragten Personen, Organisationseinheiten oder Organisationen können die Besonderheiten nur dann berücksichtigen, wenn sie frühzeitig durch das Projektmanagement davon Kenntnis erhalten.

Der Einkauf umfasst in der Regel zumindest folgende Funktionen:

1. Bedarfsermittlungen,
2. Partitionierungen, Losgrößen, Verpackungseinheiten,
3. Lieferorte, Verbrauchsorte, Leistungsorte,
4. Liefertermine,
5. Festlegung der Qualitätsanforderungen,
6. Auswahl der Lieferanten,
7. Preisverhandlungen,
8. Verträge und Vereinbarungen mit Lieferanten,
9. Wareneingangsprüfung,
10. Bearbeitung von Mängeln, Mängelrügen,
11. Rechnungsprüfung,
12. Freigabe der Rechnungen zur Bezahlung.

In der Regel werden zusammen mit der Rechtabteilung oder externen Rechtsvertretern erfüllt:

1. Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen,
2. Durchsetzung von Garantien,
3. Durchsetzung von Schadenersatzansprüchen.

In größeren Projekten oder Entwicklungsprojekten wird in der Regel das Projektmanagement bevollmächtigt, bestimmte Beschaffungen direkt selbst vornehmen zu können, häufig in eigner Zusammenarbeit mit dem Bereich Einkauf. In allen anderen Projekten ist die Eigenbeschaffung meistens auf Kleinkram und Notbeschaffungen begrenzt.

Mahnungen:

In Organisationen bestehen in der Regel bewährte Lieferantenbeziehungen. Die Aufgeregtheiten in Projekten oder durch das Projektmanagement lassen "den Einkauf" nur selten bewegen, die bestehenden Lieferantenbeziehungen und Einkaufsabläufe zu ändern.

Eigenmächtigkeiten in der Beschaffung durch das Projektmanagement bleibt nur selten sanktionsfrei für jene Personen, die sich "nicht an die Regel halten".