Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Stäbe. Dienste. Funktionen.

Verträge und Vereinbarungen. Juristische Vertretung.

Der Projektleiter und andere im Projektmanagement eingesetzten Personen erhalten in der Regel nur begrenzte Vollmachten für den Abschluss von Verträgen und Vereinbarungen mit Dritten. Selbst bei Generalvollmachten und Prokura werden für Projekte das so genannte "Vier-Augen-Prinzip" gesichert, wonach bei Verträgen und Vereinbarungen mit Dritten immer eine zweite Person mit unterzeichnen muss. Das gilt insbesondere für:

1. Rahmenverträge,
2. Allgemeine Geschäftsbedingungen,
3. Übernahme von Haftungen und Gewährleistungen,
4. Ausnahmeregelungen,
5. Sondervereinbarungen, Sonderbedingungen,
6. Veräußerungen,
7. Kontrollrechte Dritter,
8. Mitwirkungsrechte Dritter,
9. Verwertungsrechte Dritter,
10. Weisungsrechte Dritter.

Neue Verträge und Vereinbarungen sind in der Regel den internen oder bestimmten externen Juristen zur Prüfung und Stellungnahme vorzulegen. Meistens haben sie das Recht und die Pflicht, auf die juristischen Risiken aufmerksam zu machen, welche mit den Verträgen und Vereinbarungen verbunden sind. Es bleibt jedoch in der Verantwortung des Projektmanagements zu entscheiden, ob und welche Maßnahmen gegebenenfalls notwendig und ausreichend sind.

Für die Verträge und Vereinbarungen mit Dritten bleiben vielfach die Vorgesetzten oder der Einkauf oder die Geschäftsleitung zuständig. Das sichert weitgehend, dass sich die vertraglichen Konsequenzen innerhalb bestimmter Rahmenbedingungen bewegen.

In großen Projekten kann ein juristischer Berater direkt dem Projektmanagement zugeordnet werden.

Zu den im Fachbereich oder Fachgebiet oder juristischen Experten verbleiben in der Regel auch alle juristischen Verfolgungen von Störungen bei den Verträgen und den Einsatz von Rechtsmitteln.

Mahnungen:

Selbst wenn der Projektleiter über ein ausreichendes juristisches Wissen verfügt, sollte er die rechtliche Beratung und Prüfung seiner Verträge und Vereinbarungen mit Dritten vertraulich durch unabhängige Juristen überprüfen lassen. Hierfür geeignet sind in der Regel die eigenen Vorgesetzen, die eigene Rechtsabteilung oder die so genannten "Hausjuristen".

In Krisen, Notlagen, Störungen, Unfällen oder Engpässen gelten mitunter die (unheimlichen) Erlaubnisse zu eigenen, spontanen Entscheidungen über die Verträge und Vereinbarungen ohne vorherige rechtliche Würdigung: Es werden "Fakten geschaffen", entschieden und gehandelt, wie es im Moment dem Projekt am förderlichsten erscheint, zumindest aus der Sicht der Projektleitung oder der jeweils handelnden und entscheidenden Person. Die Eigenmächtigkeiten und Verletzungen von Vollmachten und Vertretungsbefugnissen werden "geheilt", wenn die Folgen nützlich sind. In allen anderen Fällen riskiert die handelnde und entscheidende Person seinen Arbeitsplatz oder seinen Auftrag und die Haftungen für die Folgen ihrer Kompetenzüberschreitungen.

Wird geduldet, dass Vollmachten wiederholt nicht beachtet (eingehalten, ausgefüllt) werden, wird die Missachtung der formalen Vollmachten zur Regel.

Am Ende des jeweiligen Auftrages zum Projektmanagement sind erhöhte oder spezielle Vollmachten für das Projekt wieder formal zurückzunehmen um sicher zu stellen, dass die bevollmächtigte Person auch zur Kenntnis genommen hat, dass ihre Vollmachten wieder anders sind als sie im Projektmanagement ausgeübt werden konnten, sollten, durften oder mussten.