Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Begriff: Vorgänge.

Die Vielfalt von möglichen Vorgängen kann nicht beschrieben werden. In diesem Kontext werden Vorgänge vereinfacht als Etwas verstanden, was folgende Merkmale aufweist:

1. komplex,
2. klare Abfolge,
3. klarer Beginn und klares Ende,
4. klarer Abschluss durch Übergang,
5. klare Regeln für die Art und Weise der Einflussnahmen,
6. klare Zuständigkeiten,
7. klare Verantwortungen,
8. klare Methodik,
9. begrenzte Freiräume für Gestaltungsmöglichkeiten,
10. Erfordernis von Entscheidungen.

Auch so genannte "einfache" Vorgänge erweisen sich in der Regel als komplex: Die "Einfachheit" bezieht sich meisten nur auf eine oder wenige Variablen innerhalb von bekannten oder fest vorgegebenen Rahmenbedingungen.

An Vorgängen sind jeweils auszumachen:

1. Veranlassende Personen oder auslösende Bedingungen,
2. vorbereitende Personen oder so genannte "Vorgänger" (von Vorgängen),
3. entscheidende Personen,
4. handelnde Personen,
5. Beteiligte, Mitwirkende,
6. Betroffene,
7. nachbereitende Personen oder so genannte "Nachfolger" (von Vorgängen),
8. Regeln und Spielregeln für das Verhalten aller direkt und indirekt Betroffenen und Beteiligten,
9. Anweisungen für die Schrittfolgen des Vorganges,
10. Entscheidungspunkte und Art und Weise des Abschlusses des jeweiligen Vorganges.

Vorgänge sind alles, was als Antwort auf die Frage "Was geht hier vor?" gegeben werden kann.

Vorgänge können mehr oder weniger umfangreiche Analysen und Planungen voraussetzen. Leitfrage: "Wie gehen wir vor?".

Typische Vorgänge sind z.B.

1. Sachbearbeitungen aller Art,
2. Vorbereitungen von Sitzungen, Tagungen, Besprechungen sowie Nachbereitungen,
3. Abstimmungen, Abgleiche, Koordinationen aller Art,
4. Vorsprachen, Anhörungen, Rücksprachen,
5. Berichterstattungen, gleich welcher Art und Weise,
6. Erstellungen und Aktualisierungen von Dokumentationen, Vorlagen,
7. Recherchen, Stoffsammlungen, Materialsammlungen und deren Aufbereitungen,
8. Archivierungen,
9. Präsentationen, formelle Begegnungen,
10. alle Akte mit offiziellem Charakter, z.B. Empfänge, Beschlussfassungen, Genehmigungen, Stellungnahmen, Bewertungen, Gutachten.

Unterschiede, Abgrenzungen und Verbindungen zu Projekten und zum Projektmanagement:

Vorgänge werden geplant, organisiert und zugelassen oder durchgeführt: "erledigt". Die Verantwortung ist auf die ordnungsgemäße und sachkundige Durchführung begrenzt.

Vorgänge haben "Vorgänger" und "Nachfolger".

Projekte werden durchgeführt, können jedoch nicht "erledigt", "abgehakt" werden.