Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Prozesse, welche die Organisation überschreiten:

Prozesse der Information

Information ist ein Teil der Kommunikation. Senden und Empfangen sowie Rückkoppelung sind bei der Information zeitlich, räumlich und anderweitig getrennt. Die Informanten (= diejenigen, welche informieren / Sender) und die Informanden (= diejenigen, die informiert werden / Empfänger) stehen oftmals nur ein einer indirekten Beziehung.

Der Information dienen insbesondere:

1. Begriffe,
2. Hilfsmittel, Vorlagen,
3. Verweise an Orten,
4. Hinweise,
5. Dokumente, Dokumentationen,
6. Termine,
7. "Aktuelle Stände",
8. Notizen,
9. Informelles, "Häufige Fragen",
10. Warnsignale.

Typische Informationsprozesse sind z.B.

1. Prozesse der Erstellung von Produktbeschreibungen, Gebrauchsanleitungen, Hilfeinformationen, Internetseiten, Broschüren, Anleitungen, Listen, Lexika, Nachschlagewerken, Büchern, Handbüchern, Vorschriften, Gesetzen, Regeln, usw.
2. Prozesse der Erstellung von Glossars, Themenübersichten, Checklisten.
3. Prozesse der Erstellung von Formblättern, Anträgen, Laufzettel.
4. Prozesse der Erstellung von Plänen, Entscheidungsvorlagen.
5. Prozesse der Erstellung von Kalkulationen, Wirtschaftlichkeitsrechnungen, Abrechnungen, Bilanzen, Geschäftsberichte, Prognosen.
6. Prozesse der Analysen und Diagnosen.
7. Prozesse der Bestimmung von Zielgruppen der Informationen wie Verteilerlisten.
8. Prozesse der Bestimmung und Festlegung von Zugängen von Informationen wie Zugangsrechte, Nutzungsrechte.
9. Prozesse der Verteilung der Informationen.
10. Prozesse der Bestimmung und Festlegung der (erwünschten) Art und Weise der Dechiffrierung, Bewertung, Gewichtung und Verwendung der Informationen.

Informationen sind meistens einseitig. Aus der Aneinanderreihung von wechselseitiger Information wird Kommunikation, weil alleine durch die Wechselwirkungen der Informationen eine Beziehung entsteht und damit auch ein Verhältnis der sich wechselseitig Informierenden bzw. Kommunizierenden, das die Information und die Kommunikation prägt.

Die Prozesse der Information weisen in der Regel folgende Prozessschritte auf:

1. Ermittlung und Bestimmung der Zielgruppen (Empfänger) der Informationen.
2. Ermittlung und Bestimmung der Sprache, Begriffe und anderer wesentlicher Merkmale der Zielgruppen.
3. Ermittlung und Bestimmung der Inhalte der Information.
4. Ermittlung und Bestimmung der Zeiten und Gelegenheiten für die Informierung der Zielgruppen.
5. Ermittlung und Bestimmung der vermutlichen und voraussichtlichen Art und Weise des Umgangs der Zielgruppen mit den Informationen.
6. Ermittlung und Bestimmung der Anforderungen an die Gliederung, Aufbereitung und Form der Information.
7. Ermittlung und Bestimmung der Art und Weise der Speicherung, Bereithaltung und des Zugangs zur Information.
8. Ermittlung und Bestimmung der Zielgruppen (Empfänger) über die verfügbaren Informationen.
9. Ermittlung, Bestimmung und Vereinbarung der Art und Weise der Verwendung der Information, ihrer Interpretation und der Verantwortung für den Umgang mit der Information durch die Zielgruppen (Empfänger).
10. Ermittlung Bestimmung der Art und Weise, wie erkannt werden kann, dass die Zielgruppen die Informationen in der angemessenen Art und Weise anwenden.
11. Ermittlung und Bestimmung der Art und Weise sowie der Verantwortung für die Aktualität der Information, der Evaluation und der Korrektur von Fehl- und Falschinformationen.

In Projekten und im Projektmanagement treffen die projektspezifischen Informationen häufig auf Routinen, die ablaufen, ohne dass es besonderer Informationen bedarf. Es besteht das permanente Risiko, dass die relevanten Informationen des Projekts und des Projektmanagements nicht wahrgenommen, nicht akzeptiert, umgedeutet, verändert oder nicht beachtet werden. Es gilt also, die zu erwartenden und zu vermutenden Barrieren der Zielgruppen im Umgang mit den Informationen frühzeitig zu erkennen und die Informierungen darauf anzupassen.

Mahnungen:

Die Informationstechnologien helfen, die Daten und Dokumente leichter zu verwalten, die zu den Informierungen erforderlich sind. Information und Informierungen sind jedoch soziale Prozesse, die sich nicht auf Technik reduzieren lassen.