Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Prozesse, welche die Organisation überschreiten:

Prozesse der Dokumentation.

Es geht um die Prozesse sowie die Art und Weise:

1. der generellen Dokumentation,
2. der Dokumentation des Projekterfolgs,
3. der Dokumentation von Verträgen und Vereinbarungen,
4. der Dokumentation von Kompetenzen (generell sowie speziell in Projekten und im Projektmanagement),
5. der Dokumentation im Controlling,
6. der Dokumentation im Qualitätsmanagement,
7. der Dokumentation von Entscheidungen,
8. der Dokumentation von Notizen,
9. der Dokumentation des Informellen.

Die Dokumentationen dienen als Nachweise und im Zweifelsfalle oder bei Streit der Beweisführung. Die Prozesse der Dokumentationen sind ein Teil des Beziehungsmanagements nach innen und nach außen.

Nicht alles, was papierfähig ist, ist auch protokollwürdig.
...und / aber: "Was ich geschrieben ist, das habe ich geschrieben!", Pontius Pilatus, Evangelium nach Johannes, (19,22).

Typische Prozesse der Dokumentation sind z.B.

1. Prozesse der Legitimationen, Berechtigungen, Erlaubnisse, Verbote, Gesetzgebungen, Vereinbarungen.
2. Prozesse der Nachweise über Ereignisse, Vorkommnisse.
3. Prozesse der Forschung und deren Ergebnisse.
4. Prozesse der Versuche und Versuchsanordnungen.
5. Prozesse der Justiz.
6. Prozesse der Ermittlung und Festlegung von Formen der Dokumentationen und deren Vereinbarungen.
7. Prozesse der Protokollführung von Besprechungen, Verhandlungen, Vereinbarungen.
8. Prozesse der Archivierungen.
9. Prozesse des Dokumenten- und des Datenschutzes.
10. Prozesse der Vernichtung von Dokumentationen.

Die Prozesse der Dokumentation weisen in der Regel folgende Prozessschritte auf:

1. Ermittlung der Pflichten und Verpflichtungen zu Dokumentationen.
2. Ermittlung der Anforderungen an die Dokumentationen.
3. Ermittlung der Art und Weise, wie das zu Dokumentierende anfällt.
4. Ermittlung der Rahmenbedingungen, Orte und Zeiten, zu welchen das zu Dokumentierende anfällt.
5. Ermittlung und Festlegung der Art und Weise, wie dokumentiert wird.
6. Ermittlung und Festlegung der Verantwortung für die rechtzeitige und vollständige bzw. ausreichende Dokumentationen.
7. Ermittlung und Festlegung der Methodik und der Methoden sowie der Hilfsmittel für die Dokumentationen.
8. Ermittlung und Festlegung der Art und Weise, wie das Dokumentierte z.B. vor zufälligem Untergang, Fälschung, Vernichtung, Missbrauch oder Unauffindbarkeit geschützt wird.
9. Ermittlung, Festlegung und Art und Weise der Vereinbarungen, zu welchen das Dokumentierte als Grundlagen und Nachweise eingesetzt werden können.
10. Ermittlung, Festlegung und Verantwortung der Art und Weise, wie das Dokumentierte zur gegebenen Zeit vernichtet oder außer Kraft gesetzt wird.

Nicht nur in Projekten und im Projektmanagement sind genaue und transparente Regeln und Anweisungen erforderlich, die das zu Dokumentierende von den vorläufigen und vorübergehenden Daten und Notizen unterscheiden.

Mahnungen:

Eine Datenerfassung ist noch keine Dokumentation. Gespeicherte Daten und Dokumente sind so lange vorläufige Daten, bis sie durch Dritte oder gegenüber Dritten zu einer Vertragsgrundlage (im weitesten Sinn) werden.

Eine handschriftliche Notiz kann manchmal bereits eine ausreichende und fundierte Dokumentation darstellen.