Begriff: Routinen in Projekten.
In Projekten sind immer wieder Verrichtungen zu erledigen, die in
der Regel rasch zur Routine werden bzw. für welche sich
projektspezifische Routine bilden, z. B. für
- Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen und deren Bewertungen,
- Besprechungen,
- Prognosen, Anpassungen,
- Berichterstattungen,
- Datenerfassungen, Datenaktualisierungen, Dokumentationen,
- Abstimmungen, Koordinationen z.B. von Terminen,
- Archivierungen,
- Prüfungen, Standortbestimmungen,
- Übergaben und Abnahmen, z.B. von Leistungen,
- Abrechnungen einschließlich z.B. Rechnungsprüfungen,
Bezahlungen.
In der Regel werden zunächst jene Routinen übernommen, die
bereits in der allgemeinen Organisation und in den allgemeinen
Abläufen bestehen bzw. von ihnen ermöglicht und getragen werden.
Für Routinen eignen sich insbesondere periodisch wiederkehrende
Verrichtungen.
- Erstellung, Aktualisierungen und Fortschreibungen von
Entwürfen, Plänen.
- Erstellung, Aktualisierungen und Fortschreibungen von Rahmen
und Bedingungen (Rahmenheften).
- Erstellung, Aktualisierungen und Fortschreibungen von
Lastenheften, Pflichtenheften und endgültigen
Leistungsbeschreibungen.
- Ausschreibungen, Beauftragungen.
- Aushandeln von Verträgen und Vereinbarungen; Abschluss von
Verträgen.
- Lösen von operativen und spontanen Alltagsproblemen.
- Das gesamte Materialwesen wie Bedarfsermittlung, Beschaffung
(Einkauf), Qualitätsprüfung, Wareneingangsprüfung, Logistik.
- Qualitätsmanagement, Tests, Zwischenabnahmen und Abnahmen.
- Kalkulationen, Controlling, Leistungsvergütungen,
Bezahlungen.
- Konfliktführung und Konfliktmanagement, Ressourcensteuerung.
Routinen werden oft formalisiert und standardisiert. Dazu dienen
insbesondere:
- Vorlagen, Vordrucke, Formulare,
- Checklisten,
- Standards, Normen,
- formalisierte Verfahren,
- Templates, (Eingabe-)Masken,
- Muster,
- Modelle,
- Gewohnheiten,
- stillschweigende Vereinbarungen und (wechselseitige)
Erwartungen,
- "Gewusst wie." - Handeln ohne Nachdenken zu müssen.
Unterschiede, Abgrenzungen und Verbindungen zu Projekten und zum
Projektmanagement:
In wiederkehrenden Projekten werden häufig Vorlagen von früheren
oder vergleichbaren Projekten verwendet. Je ähnlicher die Projekte
sich scheinen, umso größer ist das Risiko, dass die tatsächlichen
projektspezifischen Anforderungen nicht oder nicht rechtzeitig
erkannt werden. Die so genannten "Blaupausen" von Projekten sind
deshalb immer besonders sorgfältig zu prüfen, ob und inwieweit sie
tatsächlich übernommen werden können.
Besonders hoch sind die Risiken, wenn die Vorlagen digitalisiert
sind und deshalb die oft als unangenehm empfundenen
"Aktualisierungen" unerfahrenen Personen überlassen werden.
Routinen entwickeln sich durch Erfahrung und setzen immer
Erfahrungen voraus.