Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

PMU -Projektmanagement-unterstützung.

Es geht um die administrative Unterstützung des Projektmanagements.

Damit sich die Verantwortlichen für das Projektmanagement (Projektauftraggeber, Projektleiter, Kernteam, Projektteam) sich auf ihre Hauptaufgaben im Projektmanagement konzentrieren können (oder müssen), wird dem Projektmanagement vielfach eine administrative Unterstützung zugestanden bzw. bereitgestellt. Die so genannte PMU Projektmanagementunterstützung

1. ist in der Regel dem Projektmanagement disziplinarisch unterstellt, d.h. es erhält die Weisungen z.B. vom Projektleiter und ist nur ihm direkt rechenschaftspflichtig.
2. wird häufig an Sekretariate von Organisationseinheiten delegiert, welche für das Projekt wesentliche Beiträge zu erbringen haben.
3. wird vom so genannten Projektoffice geleistet, das projektspezifisch dem Projektmanagement unterstellt wird oder zur Verfügung steht. Vielfach werden auch generelle Projektoffices eingerichtet, welche von allen Projekten genutzt werden können.
4. hat keine Weisungsbefugnisse für die am Projekt Beteiligten und Betroffenen. Es ist eine reine Dienstleistungsfunktion.
5. hat nur Entscheidungsbefugnisse im Rahmen der vom Projektleiter erteilten Vollmachten. In der Regel sind sie auf Terminkoordinationen und andere administrative Feinabstimmungen begrenzt, die keine größeren Auswirkungen auf das Projekt, das Projektmanagement oder den Projektverlauf bzw. Projektfortschritt haben.
6. wird häufig durch Personen geleistet, welche die Kommunikationsmedien sowie die Datenerfassungs-, Dokumentations- und Aufbereitungssysteme beherrschen.
7. kann generell oder temporär oder für bestimmte Schwerpunktaufgaben gebildet und bereit gestellt werden.
8. kann für jede Hierarchie im Projekt bereitgestellt werden, z.B. für den Projektauftraggeber, für das Multiprojektmanagement, für das Programmmanagement, die Projektleitung, das Kernteam oder das Projektteam.
9. verursacht Kosten, die als Kosten des Projektmanagements behandelt werden.
10. wird (rechtzeitig und unverzüglich) aufgelöst, wenn voraussichtlich die Menge der administrativen Arbeiten keine angemessene Auslastung der mit der PMU Projektmanagement-Unterstützung beauftragten Personen oder Organisationen mehr erfordert.

Typische Aufgaben der PMU Projektmanagement-Unterstützung sind z.B.

1. Adressverwaltung, Vertragsverwaltung,
2. Telefondienst, Anlaufstelle für Information und Kommunikation, Auskunftei für alle aktuellen Projektfragen,
3. Protokollführung bei Sitzungen, Arbeitstreffen,
4. Poststelle für das Projekt und das Projektmanagement, Verteilerstelle für Schriften, Dokumente, Protokolle,
5. Datenerfassung, Datenpflege, Datenaktualisierungen,
6. Terminabstimmungen, Terminkoordinationen, Terminüberwachungen
7. Erstellung von Grafiken, Dokumentationen, Visualisierungen, Präsentationen, Übersichten,
8. Schriftverkehr innerhalb des Projekts,
9. Fortlaufende Erfassung des Projektablaufes,
10. Vorbereitung und Nachbereitung von Entscheidungen.

Die Personen, welche das Projektmanagement unterstützen sollen, müssen, wollen und dürfen, müssen eng mit den verantwortlichen Personen zusammenarbeiten (können). Die Unterstützung sollte ermöglichen und sichern:

1. Rasche Einordnung von Anfragen bezüglich Änderungen und Veränderungen aller Art in das laufende Projekt und bezüglich der Bedeutung für den weiteren Projektverlauf,
2. Rasche und sichere Erkennung von Konflikten z.B. bei Terminen, Verfügbarkeit über Ressourcen, Einsatz von Personen,
3. Rasche und sichere Erkennung von Risiken für den laufenden Projektprozess, den Projektfortschritt und die Projektergebnisse,
4. Raschen und verlässlichen Überblick über den Stand des Projekt, insbesondere der Ressourcen,
5. Rasche und verlässliche Vorlagen für fällige Entscheidungen und für die Erfüllung fälliger Verpflichtungen,
6. Rasche und verlässliche Auskünfte zu Details des Projekts und des Projektmanagements,
7. Rasche und sichere Weiterleitung von Informationen an die jeweils bestimmten Empfänger,
8. Rasche und sichere Bewertung von zu erwartenden bzw. bereits eingetretenen Störungen im Projekt oder im Projektmanagement und Aufbereitung von Lösungen bzw. Entscheidungsalternativen,
9. Rasche und verlässliche Umsetzung von erteilten Weisungen, Aufträgen und Anweisungen,
10. absolutes Stillschweigen gegenüber Dritten und absolute Loyalität gegenüber den verantwortlichen und leitenden Personen des Projekts im Projektmanagement.