Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Projektbeirat.

Einen Projektbeitrat zu bilden kann sich empfehlen z.B.

1. um Expertenwissen und Erfahrungen für das Projekt und das Projektmanagement verfügbar zu machen,
2. um unterschiedliche Aspekte bzw. Anforderungen an Lösungen frühzeitig zu erfahren und dadurch besser im Projekt berücksichtigen zu können,
3. um Personen zur Mitwirkung zu gewinnen und ihr Wohlwollen zu erhalten, ohne dass diese Personen einen Auftrag im Projekt oder im Projektmanagement erhalten (können, sollen, wollen oder dürfen),
4. um Ansätze und Lösungsideen im Projekt und im Projektmanagement durch wohlwollende Dritte prüfen, diskutieren und beurteilen lassen zu können,
5. um Fehlentwicklungen im Projekt oder im Projektmanagement insgesamt früher erkennen und gegensteuern zu können,
6. um die verantwortlichen Personen für das Projekt und das Projektmanagement in bestimmten Fachgebieten oder Wissensgebieten zu stärken,
7. um anstehende Entscheidungen bzw. Entscheidungsalternativen für das Projekt und das Projektmanagement aus verschiedenen Sichtweisen beleuchten und bewerten zu lassen,
8. um Entscheidungen leichter legitimieren zu können, z.B. durch Berufung auf eine Empfehlung oder einen Beschluss des Projektbeirates.

Der Projektbeirat übernimmt keine Verantwortung für das Projekt und das Projektmanagement: Alle Entscheidungen bleiben in der vollen Verantwortung der dafür vorgesehenen und beauftragten Personen, (Projektauftraggeber, Projektleitleiter).

Ein Projektbeirat ist meistens nur für bestimmte Schwerpunkte und für eine bestimmte Zeit erforderlich, bis das Projekt entsprechend fortgeschritten ist. Er kann aus einer einzigen Person oder aus mehreren bestehen.

Ein Projektbeirat sollte deshalb folgende Merkmale aufweisen:

1. zeitlich begrenzt, klarer Endpunkt der Auflösung des Beirates.
2. Besteht der Projektbeirat aus mehreren Personen, bestimmen diese aus ihren Reihen den Vorsitz, der als Ansprechpartner für alle gilt.
3. Moderation durch eine verantwortliche Person des Projektmanagements.
4. Einladung durch die Projektleitung und den eventuellen Vorsitzenden des Beirates.
5. Tätigkeit ehrenamtlich oder nur gegen Auslagenerstattung.
6. Verpflichtung zur Verschwiegenheit gegenüber Dritten, insbesondere Vertretern anderer Interessensgruppen, der Öffentlichkeit und in den so genannten sozialen Medien.
7. Verpflichtung zum Wettbewerbsverbot, also keine gleichzeitige Zugehörigkeit und Mitwirkung z.B. in konkurrierenden Projekten oder bei Wettbewerbern.
8. Verzicht auf die Nutzung der Informationen und Erkenntnisse im Projektbeirat z.B. im eigenen Unternehmen, in eigenen Produkten oder Dienstleistungen, auch nach der Beendigung der Tätigkeit im Beirat.
9. Offenlegung von Interessenskonflikten z.B. zwischen eigenen Anliegen und den Anliegen des Projekts oder des Projektmanagements.
10. Klare Regeln und Spielregeln z.B. für die Leitung von Besprechungen, Protokollierungen und wechselseitigen Informationen zwischen den einzelnen Sitzungen des Projektbeirates.

In einen Projektbeirat sollten nur Personen berufen werden, die selbst über die entsprechend erwarteten Kompetenzen und Erfahrungen verfügen. Vertreter und Stellvertreter z.B. von Organisationen, die im Projektbeirat vertreten sind, sollten von ihren Organisation eindeutig beauftragt, geeignet und legitimiert sein.

Der Projektbeirat sollte einen Titel bekommen, der den Schwerpunkt deutlich macht, z.B.

1. Expertenkreis, in welchem bestimmte Experten z.B. bestimmter Fachgebiete "fachsimpeln" und auch streiten können,
2. Förderkreis, z.B. bezüglich eines bestimmten Aspektes des Projekts oder des Projektmanagements, z.B. der Projektkommunikation oder des Projektmarketings,
3. Arbeitskreis für jedes geeignete Thema,
4. Reflexionsteam, d.h. Team, das bestimmte Dinge reflektiert.

Durch einen Projektbeirat können also auch Personen an das Projekt bzw. das Projektmanagement herangeführt werden, die weder im Projekt noch im Projektmanagement über ihre Expertisen hinaus beteiligt werden (können, dürfen, wollen oder müssen).

Mahnungen:

Projektbeiräte sind beliebt bei Personen, die anderweitig nicht mehr im Berufsleben aktiv sind oder sein sollen. Ferner bei Personen, die rasch Karriere machen wollen oder sollen.

Ein Rat ist nur sinnvoll, wenn er VOR einer Entscheidung erfolgt, also noch bei der noch nicht getroffenen bzw. vollzogenen Entscheidung noch eine Bedeutung erhalten kann. Es ist die Aufgabe des Projektmanagements, den Projektbeirat in die Lage zu versetzen, seine Ratsfunktion auch dann wahrnehmen zu können, wenn der Rat noch wirksam werden kann.