Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Projektoffice. Projektbüro.

Es geht um die Projektmanagementunterstützung (PMU) durch die administrative Unterstützung des Projektmanagements durch ein gesondertes Projektbüro (Projektoffice).

In größeren Projekten, in welchen das Projektmanagement einen größeren Aufwand verursacht, wird für die administrative Projektmanagement-Unterstützung häufig ein eigenes Projektbüro (Projektoffice) geschaffen. Es dient z.B.

1. als "Sitz" des Projekts und des Projektmanagements (Postadresse),
2. als Sekretariat des Projektleiters,
3. als Kommunikationszentrale,
4. als Sammelstelle für Informationen, Anliegen, Fragen, Lösungen und Anregungen,
5. als Planungsbüro,
6. als Treffpunkt, Anlaufstelle, z.B. auf "Baustellen",
7. als Ort für Besprechungen,
8. als zentrale Verwaltungsstelle für das Projekt und das Projektmanagement,
9. als Buchhaltungsstelle, Rechnungsstelle,
10. als Archiv.

Das Projektbüro / Projektoffice von einzelnen Projekten und Programmen sollte dem jeweiligen Projektleiter bzw. Programmmanager hierarchisch und disziplinarisch unterstellt werden. Falls dies nicht organisiert wird, sind mit den Vorgesetzten der in das Projektbüro / Projektoffice entsandten Personen Vereinbarungen des Inhalts notwendig:

1. dass die Personen alle Weisungen des Projektleiters unmittelbar zu folgen haben,
2. wann und wie notwendige Personalmaßnahmen durchgeführt werden, z.B. Abmahnung, Versetzung, Entlassung,
3. wann und wie und vom wem die Leistungen der delegierten Personen beurteilt werden,
4. wie die Leistungen im Projektbüro / Projektoffice in den routinemäßigen Leistungsbeurteilungen und Personalentscheidungen berücksichtigt werden.

Je nach Erfordernissen kann das Projektbüro / Projektoffice auch dem Sprecher des Kernteams oder des Projektteams disziplinarisch unterstellt werden.

Das Projektbüro / Projektoffice kann von einer Organisation z.B. auch als eigene Abteilung für alle laufenden Projekte als "Zentrale" eingerichtet werden. In solchen Fällen werden die Mitarbeitenden im Projektbüro / Projektoffice manchmal mehrere Projekten unterstützen.

Zentrale Projektbüros / Projektoffices fördern z.B.

1. die Kompatibilität der Daten insbesondere der Stammdaten für alle Projekte,
2. die Homologisierung der IT-Unterstützungen der Projekte,
3. die Nutzung von Vorlagen,
4. die Früherkennung und Lösung von Ressourcenkonflikten ähnlich dem Multiprojektmanagement,
5. die Ressourcensteuerung in und zwischen den Projekten, z.B. für die PMU Projektmanagementunterstützung,
6. das gemeinsame Beschaffungswesen,
7. die Vereinheitlichung des Berichtswesens,
8. das Projektcontrolling,
9. die Standardisierung der Projektabrechnung,
10. die Standardisierung der Projektdokumentationen.

Der Personalbedarf der zentrale Projektbüros / Projektoffices kann stark schwanken. Es kann seine Funktionen besser erfüllen, wenn zumindest eine oder einige wenige Personen zum Stammpersonal zählen, das bedarfsweise um weitere Personen für die PMU Projektmanagement-Unterstützung aufgestockt wird.

Ein zentrales Projektbüro / Projektoffice ist hierarchisch am besten in der Nähe des "Vorstandes Projektmanagement" oder beim "Multiprojektmanagement" angesiedelt.

Hinweise:

Das Projektbüro / Projektoffice hat in der Regel nur Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse für die Sicherung und Harmonisierung des aktuellen Tagesgeschäftes. Alle darüber hinaus gehenden Anliegen und Probleme sind den jeweiligen Projektleitern vorzulegen.