Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Projektausschuss.

Der Projektausschuss erweitert die für das Projekt und das Projektmanagement erforderliche Macht bzw. den erforderlichen Einfluss des Projektauftraggebers.

Auch wenn ein Projektausschuss gebildet ist, berichtet der Projektleiter ausschließlich dem Projektauftraggeber bzw. informiert den Projektausschuss nur in seinem Auftrag: Die Hierarchie "Projektauftraggeber - Projektleiter" wird also durch einen Projektausschuss weder aufgehoben noch erhöht oder erweitert.

Ein Projektausschuss sollte gebildet werden, wenn z.B.

1. das Projekt den Zuständigkeitsbereich des Projektauftraggebers erheblich überschreitet,
2. der Projektauftraggeber nicht in der Lage ist, alle für das Projekt erforderlichen Entscheidungen alleine zu treffen,
3. das Projekt wesentliche Änderungen und Veränderungen bei benachbarten oder übergeordneten Funktionen oder Bereichen mit sich bringt, die von diesen mitgetragen und mitgestaltet werden müssen,
4. das Projekt von wesentlichen Beiträgen Dritter auf der gleichen oder höheren Hierarchieebene abhängig ist,
5. benachbarte, gleichrangige oder höhere Hierarchien andere Interessen als das Projekt verfolgen,
6. Entscheidungskonflikte auf der gleichen oder mit der höheren Hierarchieebene zu erwarten bzw. zumindest nicht auszuschließen sind,
7. das Projekt nicht auf den Verantwortungsbereich des Projektauftraggebers beschränkt werden kann, soll, muss oder darf,
8. die notwendigen Auseinandersetzungen über die vom Projekt ausgelösten Neuorientierungen auf der gleichen oder mit der höheren Hierarchieebene ausgelöst und ausgetragen werden sollen,
9. das Projekt ein Projekt von mehreren Beteiligten auf der gleichen Hierarchieebene ist, wobei die Federführung einem der Beteiligten als Projektauftraggeber übertragen wurde,
10. ein gemeinsames und einheitliches Auftreten und ein Zusammenhalt nach außen von Personen und Organisationen auf der gleichen Hierarchiestufe erforderlich ist und über das Projekt nach außen "mit einer Zunge" besprochen wird.

Dem Projektausschuss sollten nur Personen angehören, die z.B.

1. die Vollmachten des Projektauftraggebers so ergänzen und stärken, dass dessen Entscheidungen über das Projekt und das Projektmanagement auch von jenen Personen und Organisationen erfüllt werden, die nicht zum formalen Zuständigkeitsbereich des Projektauftraggebers gehören,
2. das Projekt unabhängig vom Projektleiter wesentlich beeinflussen, gestalten, mittragen oder zum Projekterfolg wesentlich beitragen müssen,
3. dem Projektauftraggeber bezüglich des Projekts und dem Projektmanagement Weisungen erteilen dürfen, sollen, wollen oder müssen.

Durch den Projektausschuss wird dem Projekt also die notwendige Macht und der notwendige Einfluss gesichert, um das Projekt erfolgreich machen zu können, indem es von allen beteiligten mächtigen Personen bzw. den Stellvertretern der mächtigen Organisationen mitgetragen und durchgesetzt werden kann bzw. auch wird.

Nicht in den Projektausschuss berufen werden sollten z.B.

1. Personen bzw. Stellvertreter von Organisationseinheiten oder von Organisationen, die keine Verantwortung für operative Ergebnisse haben. Das sind in der Regel alle Stabsfunktionen wie Personal, Recht, Controlling, Rechnungswesen, Marketing, Öffentlichkeitsarbeit.
2. Personen bzw. Stellvertreter von Organisationseinheiten oder von Organisationen, deren Wohlwollen für das Projekt besonders wichtig erscheint, ohne dass die betreffenden Personen oder Organisationen tatsächlich über das Wohlwollen hinaus wesentlich zum Projekt oder zum Projektmanagement beitragen können, sollen, wollen oder dürfen.
3. Personen bzw. Stellvertreter von Organisationseinheiten oder von Organisationen oder Interessensgruppen von hoher Betroffenheit, die jedoch zum Projekt oder zum Projektmanagement nichts wesentliches beitragen können, wie z.B. häufig die Personalvertretung, der Betriebsrat, Anrainer, Umweltschützer.
4. Personen bzw. Stellvertreter von Organisationen oder von Organisationen oder Interessensgruppen mit hohem Ansehen und hoher Ausstrahlungskraft, die jedoch zu den Entscheidungen über das Projekt und das Projektmanagement nicht wirklich etwas beitragen können, wollen, sollen oder über wohlwollende Ratschläge hinaus auch dürfen. Für die Autoritätsleihe dieser Art sind die Strukturen "Projektsponsoren" oder "Projektbeitrat" geeignet.

Soll wegen der öffentlichen Bedeutung eines Projekts ein Ausschuss für Schlüsselpersonen gebildet werden, ist die geeignete Strukturform der "Projektbeirat", der dann einen gefälligen Titel erhalten sollte und kann, der die Bedeutung des Ausschusses unterstreicht, ohne jedoch mit einem Projektausschuss verwechselt werden zu können.

Der Projektausschuss wird in der Regel vom Projektauftraggeber einberufen und von ihm auch geleitet. Der Projektausschuss unterstützt den Projektauftraggeber bei seinen Entscheidungen über

1. Freigabe des gesamten Projekts,
2. Bestellung bzw. Bestallung des Projektmanagements,
3. Freigabe von weiteren Meilensteinen,
4. wesentliche Projektänderungen,
5. wesentliche Änderungen der Projektorganisation,
6. Abberufung und Ersetzung des Projektleiters,
7. Projektstopp,
8. Anerkennung und Akzeptanz der Projektergebnisse,
9. Feststellung der Ergebnisse des Projektmanagements,
10. Entlastung des Projektmanagements.

In der Regel ist der Projektausschuss VOR den Entscheidungen des Projektauftraggebers zu hören. Der Projektausschuss kann jedoch im Vorhinein einen bestimmten Entscheidungsspielraum für den Projektauftraggeber bestimmen bzw. die von ihm getroffenen Entscheidungen im Nachhinein genehmigen.

Mahnungen:

Im Alltag des Projektmanagements werden für den Projektausschuss die kreativsten Bezeichnungen gewählt. Häufig sind z.B. Lenkungsausschuss, Steuerungsausschuss, Lenkungsteam, Steering Comitee. Wird ein Projektausschuss nicht "Projektausschuss" genannt, sind in der Regel sorgfältige Prüfungen erforderlich, ob es sich bei dem Gremium nicht um einen Projektbeirat oder um eine Personenmehrheit von Projektsponsoren handelt, die eine Funktion einen Projektausschusses gar nicht wahrnehmen können, wollen oder sollen.

Besonders kritisch sich Vermischungen von Projektausschuss und Projektbeirat. Selbst wenn es sich um die gleichen Personen handelt, sollten die Gremien strikt getrennt werden um sicherzustellen, dass die unterschiedlichen Verantwortungen durch die Personen auch separat betrachtet und gestaltet werden (können).