Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Arbeitspakete

Arbeitspakete bestehen aus einem Bündel von Leistungen, Aufgaben, Maßnahmen, Aufträgen, die kombiniert zu einem Gesamtergebnis führen (sollen).

Arbeitspakete werden gebildet, beauftragt oder delegiert, wenn z.B.

1. eine "Maßnahme" aus mehreren Einzelmaßnahmen besteht,
2. mehrere Maßnahmen in der Verantwortung von einer Person oder einer Organisation bleiben müssen,
3. für eine umfangreiche oder für mehrere Maßnahmen bestimmte Fachkompetenzen oder eine einheitliche Führung und Steuerung gesichert werden soll,
4. ein Ergebnis bzw. ein Ziel erreicht werden soll, das sich nicht auf die Ergebnisse der Einzelmaßnahmen reduzieren lässt,
5. die Ressourcen für alle im Arbeitspaket enthaltenen Maßnahmen nur insgesamt (global) bereitgestellt werden,
6. die Art und Weise, wie das Arbeitspaket abgearbeitet und erfüllt wird, im Rahmen der vorgegebenen Anforderungen von Arbeitspaketverantwortlichen selbst verantwortet, organisiert und sichergestellt werden muss,
7. die Art der Leistungen und Beiträge in die Zuständigkeiten und die Hauptaufgaben von vorhandenen Organisationsstrukturen fallen, z.B. von Teams, Abteilungen, Bereichen,
8. das zu erwartende Ergebnis klar bestimmt werden kann,
9. einzelne klar definierte Lösungen bzw. bestimmte Beiträge unabhängig vom Gesamtgeschehen gesichert und erreicht werden sollen.
10. eine effiziente Steuerung und Koordination des Ablaufes aller Komponenten des Arbeitspaketes ermöglicht und gesichert werden soll.

Arbeitspakete werden entweder gebildet,

1. um sie selbst zu organisieren und abzuarbeiten,
2. um mit benachbarten Personen oder Organisationen des gleichen Unternehmens solide Grundlagen für Leistungsvereinbarungen zu haben,
3. um sie an Dritte zu beauftragen,
4. um die Planung und die Übersicht über die Planungen zu vereinfachen,
5. die Komplexität der Gesamtaufgaben zu gliedern und besser zu steuern und zu überwachen,
6. die Kompetenzen besser zu nutzen.

Arbeitspakete weisen in der Regel folgende Merkmale auf:

1. Klarheit der Verortung des Arbeitspaketes in laufenden oder übergeordneten Prozessen oder Projekten.
2. Klarheit über den Auftraggeber des Arbeitspaketes.
3. Klarheit über den Verantwortlichen für die Erfüllung bzw. Erledigung des Arbeitspaketes (= Arbeitspaketverantwortliche).
4. Klarheit über die Ziele und erwarteten Ergebnisse des Arbeitspaketes.
5. Klarheit über den Beginn, die Laufzeit und das Ende des Arbeitspaketes bzw. dem Abgabetermin für die Ergebnisse.
6. Klarheit über die Weisungsbefugnisse und Weisungsrechte bzw. Verpflichtungen zur Wahrung der Weisungen.
7. Bereitstellung der Mittel für das gesamte Arbeitspaket.
8. Klarheit über die Kommunikationswege, Berichtspflichten und Informationspflichten, z.B. bei unvorhergesehenen Störungen oder Auffälligkeiten.
9. Begrenzung der (Mit-)Verantwortung des Arbeitspaketverantwortlichen auf die Führung, Steuerung, die Prozesse und die Ergebnisse des Arbeitspaketes.
10. Klarheit über die Art und Weise der Vergütungen für die Aufwendungen, die durch das Arbeitspaket entstehen.

Die Arbeitspaketverantwortlichen verfügen in der Regel selbst über das erforderliche Sach- und Fachwissen (Know how) oder sie beschaffen sich es selbst, soweit es das Arbeitspaket erfordert.

Die Schnittstellen des Arbeitspaketes zu den laufenden Prozessen werden entweder allgemein bestimmt und im Einzelfall konkret ermittelt. Besondere Aufmerksamkeit bedarf die Kompatibilität und Verwendbarkeit und Verträglichkeit der (voraussichtlichen) Ergebnisse des Arbeitspaketes. Hierfür sind die Auftrag Gebenden ebenso verantwortlich wie die Arbeitspaketverantwortlichen als Auftragnehmer.

Verbindungen und Vergleiche zu Projekten:

Arbeitspakete machen die Projekte bzw. das Projektmanagement handlicher: Die abgegrenzten Ereignisse lassen sich leichter koordinieren und steuern als die einzelnen Komponenten der Arbeitspakete.

Das Projektmanagement hat die Pflicht, die Arbeitspaketverantwortlichen aus so auszustatten, dass sie durch die Arbeitspakete jene Beiträge zum Projekt oder zum Projektmanagement liefern, die nützlich sind. Zu den Pflichten des Projektmanagements zählen z.B.

1. Erstellung des Pflichtenheftes und gegebenenfalls der konkreten Leistungsbeschreibungen für jedes Arbeitspaket. Dies kann einen iterativen Prozess erfordern, in welchem zunächst die Rahmenbedingungen, dann das Rahmenheft und das Lastenheft für das Arbeitspaket ermittelt und vereinbart werden, aus welchem schließlich das Pflichtenheft abgeleitet und vereinbart wird.
2. Bereitstellung aller erforderlichen Informationen des Projekts und über das Projekt für die Arbeitspaketverantwortlichen.
3. Festlegung der Art und Weise sowie des Zeitpunktes und des Ortes der Integration der Ergebnisse de Arbeitspaketes in das Projekt.

Die Arbeitspaketverantwortlichen sind zu verpflichten, frühzeitig zu melden, wenn in der Planung, Organisation oder im Ablauf des Arbeitspaketes Störungen auftreten oder zu erwarten sind, welche die erwarteten Ergebnisse gefährden (können).