Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Multiprojekte, Multiprojektmanagement

Wenn viele Projekte gleichzeitig in einer Organisation laufen, ergibt sich das Multiprojekt aus der Notwendigkeit, alle Projekte gleichzeitig zu steuern bezüglich z.B.

1. Verfügung über Ressourcen,
2. Nutzung von Ressourcen,
3. Zugriff auf Personal,
4. Nutzung von Personalkapazitäten,
5. Zugriff auf Einrichtungen und technische Ressourcen,
6. Zeitpunkt und Dauer der Nutzung von technischen Ressourcen, z.B. Maschinen, Einrichtungen, Fuhrpark,
7. Zeitpunkt und Nutzung von Serviceeinrichtungen wie z.B. Sitzungszimmer, Besprechungsräumen,
8. Verfügung über Schlüsselpersonen, Experten und deren Einbeziehung in die jeweiligen Projekte,
9. Priorität des Zugriffs und der Nutzung durch die einzelnen Projekte,
10. Ausgleich von Engpässen generell und in jedem einzelnen Projekt.

Dem Multiprojektmanagement obliegt als das Management zwischen allen Projekten. In der Regel hat es keine Weisungsbefugnisse bezüglich der einzelnen Projekte, jedoch die Entscheidungsmacht über die Zuteilung der Ressourcen.

Besteht ein Multiprojektmanagement muss es frühzeitig die Bedarfsanforderungen der einzelnen Projekte erhalten, um rechtzeitig eventuelle Ressourcenengpässe gleich welcher Art zu erkennen. Es muss Lösungen finden, das

1. die Engpässe aufhebt, z.B. durch Verschiebungen,
2. die Engpässe beseitigt, z.B. durch Beschaffung und Bereitstellung geeigneter weiterer Ressourcen,
3. die Folgen der Engpässe mindert,
4. dauerhafte bzw. nachhaltige und generelle Engpässe ermittelt und Entscheidungsvorlagen erarbeitet, wie diese beseitigt werden können,
5. Überlastungen von Maschinen vermeidet und z.B. die notwendigen Pflegen und Wartungen auch bei Vollauslastungen sichert,
6. ausreichend Puffer zwischen den einzelnen Einsätzen von Menschen und Maschinen ermöglicht und sichert,
7. freie Kapazitäten frühzeitig erkennt und z.B. den Projekten zusteuert,
8. voraussichtliche Leerzeiten frühzeitig erkennt und anderen Nutzungen zuführt,
9. Alternativlösungen und mobilisierbare Reserven bereithält für plötzlich auftretende Engpässe, wie z.B. bei Störungen, Ausfällen, höherer Gewalt,
10. eine rasche Ressourcenverschiebung zwischen den einzelnen Projekten ermöglicht und sichert, wenn dies möglich und zweckmäßig erscheint.

Das Multiprojektmanagement macht den Projektleitern der einzelnen Projekte Vorschläge zur Lösung von erkannten Engpässen. Erfolgt keine Einigung, trifft das Multiprojektmanagement die Entscheidung über den Ressourceneinsatz, die alle Projektleiter bindet.

Das Multiprojektmanagement nutzt in der Regel auch eigene Multiprojektmanagement-Tools, die mit den Tools der einzelnen Projekte im Datenverbund stehen.

Bitte unbedingt beachten:

Die Hauptaufgaben des Multiprojektmanagements sind Kommunikation, Information, Bewertung und Entscheidung. Für die administrativen Arbeiten wie z.B. die Pflege und Aktualisierung der Daten in den Multiprojektmanagement-Tools werden Hilfskräfte eingesetzt, die üblicherweise keinerlei Entscheidungsbefugnisse haben.

Verbindungen und Vergleiche zu Projekten:

Jeder weiß, dass in dringenden Fällen es leichter ist, Ressourcen zu erhalten als durch sorgfältige Planung. Ein beliebtes Spiel ist deshalb, untätig das Projekt in Ressourcenengpässe zu führen und dann für die so entstandene "Notlage" alle jene Ressourcen einzufordern, die zu ordnungsgemäß anzufordern versäumt oder gar unterlassen wurde.

Das Multiprojektmanagement kann seine Aufgabe um so besser erfüllen,

1. je weniger die Projekte untereinander sich in Machtspielchen verstricken,
2. je besser das Multiprojektmanagement mit den notwendigen Informationen versorgt wird,
3. je besser das Multiprojektmanagement über die voraussichtliche Dynamik der Projekte informiert ist und bleibt,
4. je besser die Entscheidungen des Multiprojektmanagements akzeptiert werden, auch und gerade dann, wenn sie unbequem sind.