Hierarchie: Projektoffice

Hierarchieebene 5:

Begriffe: Leiter Projektoffice. Leiter Projektbüro. Leiter Projekt-Administration. Leiter Projektmanagementunterstützung (PMU).

Ein Projektoffice wird als Organisationseinheit nur eingerichtet, wenn es nach der Anzahl von immer wieder gleichartigen Projekten zweckmäßig erscheint, den immer wieder neuen Projekten die Erfahrungen der bisherigen besser bereitzustellen.

In Großprojekten, in welchen das Projektmanagement einen hohen administrativen Aufwand verursacht, kann ein Projektoffice direkt beim Projektleiter eingerichtet werden.

Mit der Leitung des Projektoffice wird in der Regel nur eine Person beauftragt, welche über die Detailkenntnisse von häufigen Abläufen im Projekt und im Projektmanagement verfügt und die administrativen Instrumente und Einrichtungen beherrscht. Sie ist der fachliche Vorgesetzte für alle Personen, die im Projektoffice ganz oder teilweise, ständig oder vorübergehend mit administrativen Aufgaben für das Projekt und das Projektmanagement beauftragt werden.

In Projekten ist der Projektleiter der Auftraggeber und fachliche Vorgesetzte des Leiters des Projektoffice. Ansonsten ist der Leiter des Projektoffice meistens dem Leiter eines Geschäftsbereiches, einer Fachabteilung oder einer Abteilung direkt unterstellt.

Der Leiter des Projektoffice ist nur in fachlicher Hinsicht den weiteren Mitarbeitenden im Projektoffice weisungsberechtigt. Die disziplinarische Führung verbleibt in der Regel bei deren Vorgesetzten.

Das Projektoffice ist in der Regel auf der Hierarchieebene 5 verortet. Sind mit der Leitung des Projektoffice auch Befugnisse verbunden, die über die Administration des Projekts und des Projektmanagements hinausgehen, können die Leiter des Projektoffice auch auf der Hierarchieebene 4 oder 3 verortet werden. Die Vergleichbarkeit der Vollmachten mit den Personen auf der entsprechenden Hierarchieebenen sollte jedoch grundsätzlich strikt eingehalten werden.

Mahnungen:

Das eigene, persönliche Risiko der mit der Leitung des Projektoffice beauftragten Personen beginnt mit dem Eingriff in die Entscheidungsbefugnisse und Entscheidungshoheit des Projektleiters: Durch das Projektoffice "werden Fakten geschaffen", die dem Projektleiter oder anderen entscheidenen Personen keine andere Wahl mehr lassen als den Vorlagen zu folgen.

Die Leitung des Projektoffice setzt die Kenntnis der Organisation voraus. Es braucht also erfahrene Leute, keine Anfänger.