Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Planungsstand: "Die Struktur für die Daten und Dokumente ist geschaffen."

Die Architektur und Strukturierung der Daten und Informationen steht. Ein Datensatz ist eingerichtet.

Ein Datensatz umfasst z.B. folgende Daten:

1. die Personendaten der entscheidenden und handelnden Personen,
2. die Daten der Partner inklusive der Ansprechpartner, deren Funktionen und Verantwortungen,
3. die fortlaufenden Nummerierungen z.B. von Projekten, Arbeitspaketen, Aufträgen, Produkten, Prozessen, Ereignissen, Orte, Einrichtungen,
4. die Organigramme mit ihren Kennungen der Organisationsteile, Personen, Kostenstellen, Budgets,
5. die Kalender mit allen üblichen Funktionen wie Adressverwaltung, Gruppen, (gemeinsame) Kalenderführung, Einladungsfunktionen,
6. die Kommunikationsdaten wie Öffnungszeiten, Sprechzeiten, Telefon, Fax, Internet, Email,
7. die Zugangsdaten und Zugangsberechtigungen zu den Daten,
8. die Vorlagen, Templates, Formulare, Dokumente, Layouts, Designs,
9. die Tools zum Eingabe, Nutzung, Änderung, Verbreitung, Teilung und Löschung der Daten und der gesamten Datensätze,
10. die Organisation der Verantwortung für die Datensicherheit und den Datenschutz.

Sobald ein Projekt einen Datensatz erhält, ist es "offiziell" in den Büchern vorhanden.

Zum Datensatz sind in der Regel für jedes Projekt festzulegen:

1. wer für den kompletten Datensatz verantwortlich ist, z.B. konfiguriert,
2. wer den Datensatz aktualisiert, freigibt, sperrt,
3. wer den Zugang zum Datensatz verwaltet, prüft, aktualisiert und gegebenenfalls sperrt,
4. wer Variablen der Daten erfassen darf, kann, soll oder muss.
5. wer den Datensatz schützt z.B. vor Raubkopien, Fälschung, Manipulationen, Fehlzugriffen, Löschung, zufälligem Untergang,
6. wer den Datensatz löscht,
7. wer den Datensatz auf den aktuellen Stand bringt,
8. wer den Datensatz auswertet,
9. wer die Verwendungen für den Datensatz festlegt, freigibt, verhindert, sperrt oder selektiert,
10. wer den Datensatz bei Wechsel von Programmen, Hardware, Software und anderen Technologien lesbar und verwendbar hält ("hochcompiliert", Kompatibilität sichert).

Nicht nur in Projekten und im Projektmanagement werden für den Datensatz vielerlei Programme und Dienste eingesetzt. z.B.

1. Kommunikationsmedien und Informationstechnologie wie Email, SMS, Telefon, Internet, Extranet, Suchfunktionen,
2. Programme zur Erstellung, Verwaltung, Änderung und Speicherung von Dokumenten,
3. Druckprogramme,
4. Programme und Dienste zum Versand von Dokumenten,
5. Programme und Dienste zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten wie z.B. gemeinsame Ordner, Cloud,
6. Tabellenkalkulationsprogramme,
7. Grafikprogramme,
8. Auswertungs- und Statistikprogramme,
9. zugelassene öffentliche Suchmaschinen,  soziale Netzwerke,
10. Speichermedien, Datenbanken, Datensicherungsprogramme, Back-up-Programme.

Der Spagat zwischen technisch Möglichem und tatsächlich Notwendigem und Ausreichenden ist unbedingt zugunsten des Zweckmäßigen zu entscheiden.

Mahnungen:

Jedes Datum will gepflegt sein. Die Datensätze sollten deshalb so klein wie möglich gehalten werden, d.h. auf das Notwendige begrenzt werden.

Bereits vorhandene Teildatensätze wie z.B. Personaldaten sollten genutzt und nicht mehrfach angelegt werden.

Ein veraltetes Datum ist oftmals folgenschwerer als ein Datum, das nicht in den Büchern vorhanden ist und deshalb sorgfältig geschätzt werden muss.

Die Daten dienen eher der Dokumentation als anderen Zwecken.

...und ein paar Binsenweisheiten über die Grenzen von Daten:

1. Ereignisse geschehen - auch ohne Datenänderung.
2. Daten können geändert werden, ohne dass ein entsprechendes Ereignis eine Änderung erfordert.
3. Der Glaube an die Richtigkeit der Daten übertrifft manchmal die offensichtlichen Fakten: Es wird geglaubt, was "auf dem Papier steht", nicht was offensichtlich ist.
4. Daten schaffen Fakten. Daten sind Fakten.
5. Daten dokumentieren.
6. Daten können missbraucht werden, insbesondere durch Inkompetente, Leichtsinn und Unbefugte.
7. Daten können manipuliert werden: gezeigt wird, was gesehen werden will oder soll oder darf.
8. Daten zeigen immer die Vergangenheit. In dem Moment, in welchem ein Datum entsteht, ist es bereits veraltet.
9. Daten schaffen Verlässlichkeit: Wer die gleichen Daten benutzt wie andere, kann leichter mit ihnen zusammenarbeiten.
10. Daten müssen interpretiert werden. Ein Datum wird erst in einem Bezugsrahmen (Kontext) zu einer Information.

...und die Moral von der Geschichte oder: Was ist das Ergebnis?

Die Architektur der Daten und der Dokumente gehört in die Hände von Personen, die für die Verwendung der Daten die volle persönliche Verantwortung tragen.

Daten und Datensysteme dürfen niemals zur Spielwiese für technische oder sonstige Experimente werden!! Die Technik kann meistens erheblich mehr als tatsächlich notwendig ist.

Der Datenschutz hat insbesondere den zufälligen oder absichtlichen Zugang von unbefugten Dritten konsequent, verlässlich und nachhaltig abzuschotten. Das gilt insbesondere auch für ausscheidende Personen oder Personen und Organisationen, die ihre Beiträge zu Projekten und zum Projektmanagement erbracht haben.

Das Ergebnis des Datensatzes ist ein Überblick z.B. über die

1. eingesetzten Programme,
2. Programmeigner,
3. Systeme,
4. Systemführer,
5. Daten,
6. Dateneigner,
7. Dokumente,
8. Dokumenteneigner,
9. Zugangsberechtigungen,
10. Verwendungen.

Die Datensätze sind niemals abgeschlossen. In einem stetigen iterativen Prozess werden die Datensätze aktualisiert, ergänzt, geteilt, verteilt, neu gestaltet.