Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Planungsstand: "Die Kalkulationen sind erfolgt."

Alles ist sorgfältig und bestmöglich kalkuliert und in einem Kosten- und Aufwandsplan dokumentiert. Kalkuliert werden sowohl das Projekt als auch das Projektmanagement.

Durch die Kalkulationen wird der Preis für das Vorhaben ermittelt - und zwar in jeder Hinsicht, gleichgültig, ob es jemals durchgeführt werden kann, soll, darf, will oder muss. Was es wirklich kostet, zeigt sich erst in der Umsetzung.

Erst die gesamte Gesamtkalkulation liefert die Informationen, worauf man sich einlässt, wenn die Maßnahmen auch tatsächlich durchgeführt würden (werden). Sie ist das Ergebnis von vielen, vielen Einzelkalkulationen, die oftmals sehr unterschiedliche Qualitäten aufweisen (können).

Erst wenn die Gesamtsumme und der zeitliche Gesamtaufwand feststeht, wird auch klar, welche Verantwortungen sich daraus ergeben und wer sie tragen könnte bzw. tragen müsste.

Das Kalkulieren selbst geschieht z.B. durch

1. schätzen,
2. einschätzen,
3. abschätzen, z.B. ins Kalkül ziehen,
4. abwägen,
5. spekulieren,
6. riskieren, wie z.B. bei der Lotterie,
7. berücksichtigen, in Erwägung ziehen, für möglich halten, nicht ausschließen können,
8. annehmen, z.B. von Hilfswerten,
9. übertragen, z.B. von Erfahrungswerten,
10. berechnen, dz. durch multiplizieren, addieren.

Zu kalkulieren sind in der Regel z.B.

1. Kosten,
2. Kapazitätsbedarfe,
3. Risiken, Chancen,
4. Unvorhergesehenes,
5. Puffer,
6. Verzögerungen,
7. Störungen,
8. Einflüsse, Einflussnahmen, Abhängigkeiten,
9. Irrtümer,
10. Fehler.

Das Ergebnis der Kalkulationen ist auch abhängig von z.B.

1. eigenen Kräften,
2. Ausgangsposition,
3. Interessen,
4. Strategien,
5. Erfahrungen,
6. verfügbaren Mitteln,
7. vorhandenen Ressourcen,
8. Qualifizierungen der vorgesehenen Personen,
9. Interessen der Beteiligten,
10. Verfügbarkeit und Knappheit der Ressourcen.

Für die Einzelkalkulationen sind in der Regel zu ermitteln z.B.

1. die Komponenten,
2. die angenommenen Qualitäten der Komponenten,
3. die Mengen,
4. die Preise,
5. die angenommenen Bezugsquellen,
6. die einzusetzenden Einrichtungen,
7. die Leistungsorte,
8. die einzusetzenden Personen,
9. die erforderlichen Kompetenzen,
10. die Reserven.

Die Kalkulationen sind immer nur so gut wie die Komponenten, die in sie einfließen. In der Regel fehlen immer einige Komponenten. Die kalkulierten Preise können sich jederzeit ändern.

Die Kalkulation umfasst also zumindest folgenden Qualitäten:

1. die kaufmännische Kalkulation (Geld, Kapazitäten),
2. die taktische und strategische Kalkulation (Wirksamkeit des Mitteleinsatzes),
3. die psychologische Kalkulation (persönliche Folgen),
4. die Kalkulation der Dynamik (Annahmen),
5. die Kalkulation von Alternativlösungen - nicht nur von Einzelkomponenten, sondern von Gesamtlösungen,
6. die Kompromisse, die z.B. wegen Geldmangel, Kapazitätsmangel, Taktik, Täuschung oder Vortäuschung eingegangen werden oder wurden,
7. kompromisslos die tatsächlichen Kosten und Aufwendungen, - ohne eventuelle Aufrechnungen, Verrechnungen oder so genannte Eigenleistungen,
8. die Gesamtkosten inklusive von Vorbereitungen, Prozessbegleitungen, Management, Nachbereitungen und Auflösungen von Strukturen,
9. die Berechnung der Folgekosten, insbesondere solche von Pflege und Wartung,
10. die Aufschläge und Zuschläge für Unsicherheiten, Unbekanntes und Unvorhergesehenes.

In Projekten sind gesondert zu kalkulieren:

1. das Projekt,
2. das Projektmanagement,
3. die Prozesse und ihre Steuerung,
4. die Veränderungen durch das Projekt und das Projektmanagement.

Für die Kalkulationen sollten immer die bekannten und zugänglichen Vergleichswerte zu Grunde gelegt werden. Alle Kalkulationen sollten dokumentiert werden, insbesondere auch die Annahmen und Berechnungen, die zu den Größen der einzelnen Komponenten der Kalkulation geführt haben. Diese Aufgabe wird insbesondere bei größeren Projekten durch die Projektmanagementunterstützung und mitunter auch durch das Controlling dokumentiert.

Mahnungen:

Wird einmal eine Gesamtsumme und ein Gesamtaufwand genannt, ist dieser nachträglich selten zu erhöhen. In der Erstkalkulation der Gesamtkalkulation sind deshalb unbedingt sehr hohe Puffer einzuplanen, die durchaus ein Mehrfaches der bereits kalkulierten Einzelkomponenten ausmachen können.

!!! Die Kalkulation hat aufzuzeigen, welches Geld ausgegeben und welche Zeit auf jeden Fall eingesetzt wurden, wenn das Vorhaben durchgeführt wird - und zwar völlig gleichgültig von jeglichen Nutzenerwartungen oder Amortisationsrechnungen!!!

!!! Die einzige Sicherheit bei jedem Vorhaben ist nämlich die Sicherheit, dass das Geld ausgegeben und die Zeit verwendet wurde!!! Alles andere ist Spekulation, Option, Milchmädchenrechnung oder wie der Volksmund sagt: "Die Rechnung ohne den Wirt".

...und die Moral von der Geschichte oder: Was ist das Ergebnis?

Wer ein ungutes Gefühl hat, dass die Kalkulation "stimmt" oder "stimmen kann", hat in der Regel recht, obwohl er vielfach sein Unbehagen weder belegen noch beseitigen kann.

Wenn die Kalkulation "stimmt", stellt sich bei den Experten und Sachverständigen sowie bei den Verantwortlichen üblicherweise das Gefühl ein, dass "das Ganze plausibel" klingt und deshalb fundiert sei. Belegen und beweisen können sie es nicht, lediglich durch z.B. Gutachten belegen lassen, dass sie keinem groben Unfug aufgesessen sind, sondern die Kalkulationen "üblich" sind.

Das Ergebnis der Kalkulation ist der unmissverständliche Hinweis, dass Nichts umsonst zu bekommen ist, jedoch das Vorgesehene mit den kalkulierten Kosten und Aufwendungen möglich wird.

Die Kalkulation ist stetig zu aktualisieren. In einem iterativen Prozess werden die Kalkulationen stetig verfeinert, wobei immer auf der Basis der Einzelkalkulationen die Veränderungen bei der Gesamtkalkulation zu beachten sind.