Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Planungsstand: "Die Projektorganisation ist festgelegt."

Die Verantwortung für das Projekt und das Projektmanagement ist festgelegt und organisiert. Die Projektorganisation steht.

Durch die Projektorganisation wird sichergestellt, dass jederzeit die notwendigen Entscheidungen über das Projekt und über das Projektmanagement getroffen werden (können). Es geht um Entscheidungen für z.B.

1. Start,
2. Freigaben,
3. Konfliktlösungen,
4. Änderungen,
5. Anpassungen,
6. Fortsetzung,
7. Stopp,
8. Abnahme der Ergebnisse,
9. Ende,
10. Auflösung.

z.B. des Projekts, der nächsten Phase, des nächsten Meilensteines und des jeweiligen Projektmanagements.

Die Projektorganisation regelt formal, offiziell und eindeutig die Hierarchie der Verantwortung. Sie umfasst:

1. die Weisungsbefugnisse, Weisungsrechte und Weisungspflichten,
2. die Informationswege,
3. die Zugehörigkeit zu Informationskreisen,
4. die Rechte und Pflichten, z.B. Kontrollpflichten, Aufsichtspflichten,
5. die Berichtswege,
6. die Entscheidungswege,
7. die Verantwortungen für das Projekt,
8. die Verantwortungen für das Projektmanagement,
9. die Meldepflichten,
10. die Rechenschaftspflichten und Haftungen.

Zwischen den beteiligten Personen und Organisationen werden folgende Hierarchiestufen geregelt:

1. Unternehmerschaft: Träger der unternehmerischen Risikos,
2. Risikoträgerschaft: Träger der Risiken aus dem Projekt und dem Projektmanagement, z.B. finanzielle Risiken,
3. Projektauftraggeber,
4. Projektausschuss,
5. Projektleiter,
6. Projektteam,
7. Beteiligte am Projekt und am Projektmanagement,
8. Dienstleistende für das Projekt und das Projektmanagement, Erfüllungsgehilfen,
9. Projektmanagement-Unterstützung (PMU)
10. Projektsponsoren.

Die Verantwortung ist immer eine persönliche, d.h. für Organisationen ist immer die Person zu benennen, welche die Organisation verantwortlich vertritt.

Ferner legt die Projektorganisation, welche Personen und Organisation keine Verantwortung für das Projekt und das Projektmanagement übernehmen sollen, dürfen, können oder müssen. Von der Verantwortung ferngehalten, freigestellt oder gehindert werden deshalb z.B.

1. Hilfskräfte, Aushilfen,
2. Studierende,
3. Praktikanten, Diplomanten, Doktoranten,
4. Services rund um das Projekt und das Projektmanagement wie Provider, Toolanbieter,
5. Leiharbeitnehmer, gleich welcher Hierarchieebene,
6. Berater, Trainer, Coaches, Supervisoren,
7. Experten für Methoden, Tools, Instrumente, Maschinen, Verfahren und Einrichtungen,
8. Betroffene,
9. Behörden,
10. andere Interessierte am Projekt oder am Projektmanagement.

Wer keine Verantwortung für das Projekt oder das Projektmanagement übernehmen will oder kann, sollte in der Projektorganisation nicht vorkommen, also ausgeschlossen werden.

Die Projektorganisation sollte so klein wie möglich gehalten werden.

Hat die aktuelle Projektorganisation ihre Funktion erfüllt und benötigt der Projektfortschritt eine andere personelle Ausstattung, so ist die Projektorganisation rechtzeitig auf die künftigen Anforderungen hin auszurichten. Eventuell überflüssig gewordene Hierarchien oder Strukturen der Projektorganisation sollten jeweils konsequent aufgelöst werden.

Mahnungen:

Die Verantwortung braucht immer ein Gesicht und hat immer ein Gesicht. Eine Organisation kann deshalb keine Verantwortung übernehmen, sondern nur eine natürliche Person, welche die (verantwortungstragende) Organisation vertritt.

Die Projektorganisation ist dem Projektfortschritt anzupassen.

Wenn eine (natürliche) Person mehrere Hierarchiestufen abdeckt, wird sie erhebliche Entscheidungskonflikte erleben: Die Anforderungen aus den unterschiedlichen Hierarchiestufen der Verantwortung können sehr widersprüchlich sein: Die Person muss dann entscheiden, welcher Sichtweise bzw. Verantwortungshierarchie sie den Vorzug gibt.

...und die Moral von der Geschichte oder: Was ist das Ergebnis?

Projekte benötigen eine klare, einfache und straffe Hierarchie, die kurze Informations- und Berichtwege sowohl ermöglicht als auch sichert.

Die Projektorganisation entsteht in der Regel in einem iterativen Prozess, in welchem ausgelotet wird, durch welche Organisation der Verantwortung das Projekt und das Projektmanagement die besten Chancen erhält.