Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Planungsstand: "Das Projekt und das Projektmanagement wird (ist) dokumentiert."

Die Dokumentation beginnt mit den Notizen und Gedächtnisstützen. Sie enthalten in der Regel jedoch auch Unausgegorenes, Vertrauliches, Höchstpersönliches, Privates, Geheimes, Vorläufiges, Offenes, Unwichtiges und Überflüssiges, das mit dem Projekt und dem Projektmanagement nicht immer in Verbindung steht. Die Notizen und Gedächtnisstützen enthalten jedoch alle Informationen, die für das Projekt tatsächlich ausschlaggebend sind oder waren.

Wird von einer "Projektdokumentation" gesprochen, geht es immer um die "öffentliche Dokumentation", also um alles, was "offiziell" zum Projekt und über das Projekt und das Projektmanagement festzuhalten ist und festgehalten wird.

Festzuhalten sind:

1. die Informationen, die zum Projekt führten,
2. die Ergebnisse der Besprechungen, Verhandlungen, Abstimmungen,
3. die Entscheidungen,
4. die Weisungen, Anweisungen,
5. die Beauftragungen, Aufträge, Auflagen,
6. die Planungen,
7. die Änderungen, Anpassungen,
8. die Beteiligten,
9. die Personen, welchen die Entscheidungen treffen, trafen,
10. die Termine, Zeiten, Orte und Inhalte der Ereignisse mit Betroffenen und Beteiligten.

Die Art und Weise sowie die Methoden und Instrumente der Projektdokumentation können vorgeschrieben oder vereinbart sein.

Die Dokumentation lässt auch (offiziell) belegen, "worüber bereits gesprochen und was dazu entschieden, veranlasst und getan wurde". Sie legt auch offen, was noch nicht entschieden und freigegeben ist.

Durch die Dokumentation werden auch Dinge abgeschlossen. In der Praxis hat sich eingespielt, "nur" die Ergebnisse zu protokollieren.

Mit der Projektdokumentation sollte eine Person beauftragt oder von einer Person durchgeführt werden, welche eine absolute Vertrauensstellung rechtfertigen und sich absolut loyal zum Projekt und zum Projektmanagement verhalten. Die "Protokollführer" erkennen oftmals auch am ehesten die tatsächlichen Schlüsselthemen, Fehler und Überflüssiges.

Das Projektmanagement hat bei Aufträgen immer auch festzulegen und zu vereinbaren, welche Art und Weise der Dokumentation es wünscht oder verlangt und welche Inhalte die Dokumentation aufzuweisen hat. Insbesondere sind festzulegen, welche Nachweise für Festlegungen, Feststellungen oder dokumentierte Entscheidungen für die Dokumentation bereitzuhalten oder anzufügen sind.

Mahnungen:

Ist die Projektdokumentation vorgeschrieben oder an bestimmte Formen und Methoden gebunden, wird in der Regel nur dokumentiert, was in den Vorlagen auch vorgesehen, zugelassen, erlaubt und abgefordert wird. Mitunter wird auch dann und dort "ein Häkchen gemacht", wo der betreffende Punkt "keine Rolle (mehr) für das Projekt und das Projektmanagement spielt".

Formale Dokumentationen dienen eher dem Nachweis, dass im Projekt und im Projektmanagement "keine Fehler" gemacht wurden, also als Grundlage für die Entlastung des Projektmanagements und die Abnahme des Projekts.

Was nicht formal dokumentiert wird, wird oftmals auch nicht formal anerkannt.

Das Projektmanagement sollte insbesondere (zumindest für sich) dokumentieren, wo es von Weisungen, Vorgaben oder Vorlagen abgewichen ist. Wenn es dem Projekt gedient hat, "kräht in der Regel kein Hahn danach", ansonsten dient es als Gedächtnisstütze für die Rechenschaft.

...und die Moral von der Geschichte oder: Was ist das Ergebnis?

Die Notwendigkeit, das Projekt und das Projektmanagement zu dokumentieren, wird in der Regel viel zu spät erkannt.

Was festgehalten ist oder wurde, verpflichtet, macht verbindlich und transparent. Formal dokumentiert sollten deshalb überwiegend Fakten, weniger Wünsche, Anforderungen und Appelle.

Im laufenden Projektmanagement stehen die offenen Punkte und Fragen sowie Probleme, Schwierigkeiten und Aufgaben im Mittelpunkt. Bei abgelaufenen Projekten (Aufgaben, Maßnahmen, Phasen) erscheinen nur noch die Nachweise der Art und Weise der Mittelverwendung und die Ergebnisse wichtig.