Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Planungsstand: "Die Kapazitäten stehen zur Verfügung."

Der Arbeitsumfang für die notwendigen und ausreichenden Leistungen, die zu erbringen sind, ist bestimmt. Die Kapazitäten sind kalkuliert, festgelegt und vereinbart.

Unter Kapazität wird der Zeitbedarf (die Zeitmenge) verstanden, um z.B. eine Arbeit zu erledigen oder eine Leistung zu erbringen. Wo routinierte "alte Hasen" kaum Zeit benötigen, kann für Anfänger eine anstrengende und zeitaufwendige Tortur sein.

Meistens bestehen bereits Erfahrungswerte bzw. brauchbare Annahmen, welche Zeitkapazität z.B. für eine bestimmte Arbeit eingeplant werden muss. Oder es bestehen mehr oder weniger fundierte Vorstellungen darüber, mit welchem Zeitaufwand z.B. eine Aufgabe erledigt werden können müsste. Dabei spielen meistens auch unausgesprochene Anforderungsprofile der Personen einen Rolle, die mit einer Aufgabe betraut werden.

Die erforderlichen und ausreichenden Kapazitäten (für Aufgaben, Leistungen,...) richten sich also z.B.

1. nach den Erfahrungen der eingesetzten Personen,
2. nach der situativ gegebenen Verfassung der Personen zum Zeitpunkt ihres Einsatzes,
3. nach der Verfügbarkeit der Mittel für die zu erledigenden Aufgabe bzw. zu erbringenden Leistung,
4. den situativ gegebenen Rahmenbedingungen wie z.B. Klima, Witterung, Störeinflüsse,
5. Betriebsbereitschaft und Betriebsfähigkeit der eingesetzten Betriebsmittel wie Maschinen und Einrichtungen,
6. der Störungsarmut beim Handeln, indem sich die Personen z.B. auf die jeweilige Sache auch ohne Unterbrechungen konzentrieren können,
7. nach dem Umfang von notwendigen Vorbereitungszeiten und Rüstzeiten,
8. nach dem Aufwand, um die situative Arbeitsfähigkeit und Leistungsfähigkeit herzustellen und zu erhalten,
9. nach dem Umfang der Nachbereitungszeiten, wie z.B. Aufräumarbeiten, Sicherungsmaßnahmen,
10. nach dem Zusammenspiel der unmittelbar an der gleichen Aufgabe eingesetzten Personen, z.B. eines Arbeitsteams.

In Projekten und im Projektmanagement sind auch die Kapazitäten zu ermitteln, gegebenenfalls zu schätzen und auf jeden Fall einzuplanen für z.B.

1. Eigenleistungen, Administration, Management im engeren Sinne,
2. Pflichtleistungen, die "sowieso erbracht werden müssen",
3. Anpassung und Passung von Standardleistungen,
4. Sonderleistungen,
5. Fremdleistungen,
6. Maschinenleistungen, technische Leistungen,
7. Dienstleistungen,
8. Fehler, die zu Verzögerungen führen können, Ausfälle,
9. Ersatzleistungen,
10. Notlösungen und Beseitigung von Störungen. Zeitpuffer.

Die erforderlichen und notwendigen Kapazitäten hängen auch ab von z.B.

1. der Leistungsbereitschaft,
2. der Leistungsfähigkeit,
3. dem Leistungsvermögen, wie z.B. der Belastbarkeit,
4. den notwendigen Pausen,
5. den Abhängigkeiten von Vorleistungen,
6. der Schlüssigkeit der Leistungsprozessketten,
7. den nahtlosen Übergängen,
8. von reibungslosen Übergaben,
9. der bereitgestellte Zeit (Zeitfenster),
10. vom Leistungsklima.

Mahnungen:

Knappe Zeiten führen nicht nur zu Höchstleistungen, sondern auch zur Rechtfertigung von Schlamperei, Nachlässigkeiten und zu Leistungen, die unter den gegebenen Umständen gerade noch möglich waren.

Viel Zeit wird immer ausgefüllt: die Menschen gehen allerlei Beschäftigungen nach.

Ernten kann auch der klügste Bauer erst im Herbst. Er kann zwar die einzelnen Aufgaben rationalisieren, den Gesamtprozess der Reife von der Saat bis zur Ernte nicht verändern.

Die tatsächlich erforderlichen Kapazitäten kann nur schätzen und damit sorgfältig planen, wer eine Ahnung von der zu erfüllenden Aufgabe hat. Oftmals werden bei den Kapazitätsschätzungen Milchmädchenrechnungen von unerfahrenen, mitunter sogar inkompetenten Personen zugelassen oder vorgenommen. Das können auch Gutachter, Berater oder Schätzer sein. Vielfach stammen sie aus dem Umfeld des Controlling, das bei den Kapazitätsplanungen erheblichen Schaden verursachen kann, indem es in der besten Absicht zu knappe Kapazitäten einfordert, durchsetzt oder nicht - kräftig - nach oben korrigiert.

...und die Moral von der Geschichte oder: Was ist das Ergebnis?

Beschäftigung, also der Zeitverbrauch wird bezahlt, nicht die Leistung bzw. das Ergebnis. So ist es üblich und bleibt es mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit auch.

Kapazitäten, die nicht (mehr) benötigt werden, sind leichter anderen Verwendungen zuzuführen als zusätzliche Kapazitäten zu beschaffen, wenn sich die vorhandenen als zu klein erweisen. Der Aufwand für die Überwindung von Kapazitätsengpässen raubt weitere Kapazitäten.

Je routinierter Aufgaben erscheinen, umso mehr wird der Zeitbedarf unterschätzt, um sie tatsächlich durchzuführen.

Das Ergebnis der Auseinandersetzungen mit den Kapazitäten ist eine Übersicht über die erforderlichen und ausreichenden Kapazitäten (aller Art). Sie sind die Grundlage für die realistische Zeitplanung bzw. Ablaufplanung des Projekts und des Projektmanagements.

Die Bedarfe und Verfügbarkeiten der Kapazitäten ändern sich stetig und ständig. Die Prozesse rund um die Kapazitäten durchlaufen iterativ immer wieder die Stufen von der groben Schätzung bis zur konkreten Feinbestimmung für alle Gliederungen des Projekts und des Projektmanagements.