Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Planungsstand: "Die Projektstruktur ist verbindlich."

Der Projektstrukturplan (PSP) steht: Das Projekt und das Projektmanagement ist klar strukturiert und in einem Projektstrukturplan (PSP) komplett dargestellt.

Im Projektstrukturplan (PSP) werden alle Einzelpläne zu einer Übersicht zusammengeführt. Er sollte zumindest zeigen z.B.

1. die Verbindungen des Projekt zu den übergeordneten bzw. geschäftspolitischen Zielen,
2. die erwarteten bzw. vereinbarten Beiträge des Projekts zu den übergeordneten bzw. geschäftspolitischen Zielen,
3. das Projektziel und die Messgrößen und Messquellen für die Feststellung der Zielerreichung,
4. die Teilziele, zeitlich und inhaltlich logisch gegliedert,
5. die Maßnahmen,
6. die Kalkulationen von erforderlichen, genehmigten, bereitgestellten und bereits eingesetzten Kapazitäten sowie Ausgaben / Kosten,
7. die Strukturierung der Maßnahmen und Kalkulationen nach Aufgaben, Arbeitspaketen, Teilprojekten, Objekten, Gewerke,
8. die Kostenträger und Kostenstellen,
9. die Kostenquellen und die Träger der Kosten,
10. die Meilensteine, Schritte, Phasen,
11. die Termine und Fristen,
12. den Liquiditätsbedarf für alle Gliederungen, des Gesamtprojekts und für die einzelnen zeitlichen Abschnitte, z.B. Woche, Monat, Quartal, Jahr mit Mittelherkunft,
13. den kritischen Pfad für den Projektablauf,
14. die Projektorganisation.

Der Projektstrukturplan zeigt für das Gesamtprojekt die Gesamtdaten. Für alle Gliederungen des Projekts wird der entsprechende (...)Strukturplan daraus abgeleitet.

Das Projektmanagement hat sicherzustellen, dass die einzelnen Pläne immer den Gesamtplan vollständig abdecken bzw. dass alle Komponenten, Bedingungen und Festlegungen im Gesamtplan durch die Einzelpläne gesichert sind und bleiben.

Der Projektstrukturplan sollte immer klar und unmissverständlich aufzeigen und auseinanderhalten:

1. den Planungstand, d.h. den Projektstrukturplan nach den ursprünglichen Planungen (= "Soll"),
2. den Stand des Projekts aufgrund der Veranlassungen und Beauftragungen (= zu erwartendes, veranlasstes IST),
3. den Stand des Projekts nach den aktualisierten Planungen,
4. das neue "Soll", d.h. den Planungsstand unter Berücksichtigung der Konsequenzen für den weiteren Projektverlauf und den geänderten Rahmenbedingungen,
5. die (alten und neuen) Engpässe, insbesondere bezüglich der Einhaltung von Terminen, Fristen und den Verpflichtungen zu bestimmten Zwischenergebnissen,
6. die Deckungslücken aller Art,
7. die erledigten bzw. "abgearbeiteten" Projektteile bzw. erreichten Teilprojektziele und Zwischenergebnisse,
8. die Verantwortungen für die Weiterverwendungen der Zwischenergebnisse,
9. die zusätzlichen Maßnahmen zur Erreichung des Projektziels,
10. die aufgegebenen Projektteile, die nicht mehr weiterverfolgt werden.

Quellen der stetigen Veränderungen und Änderungen des PSP Projektstrukturplanes sind z.B.

1. Wegfall von Zielen oder Anforderungen, z.B. an die Qualität,
2. Veränderungen von Zielen oder Anforderungen,
3. Verschiebungen von Terminen,
4. Verkürzungen oder Verlängerung von Fristen,
5. Verzögerungen, Leistungsstörungen, Leistungsmängel,
6. Ausbleiben, Verzögerungen oder Verweigerungen von Entscheidungen,
7. Ausbleiben, Verzögerungen oder Verweigerungen von Freigaben,
8. Eingriffe aller Art, z.B. Kürzungen, Erweiterungen, Ressourcenentzug,
9. Fehler, neue Erkenntnisse,
10. höhere Gewalt.

Die Übertragung der Projektdaten in einen Projektstrukturplan sowie die Datenpflege, Datenauswertung, Datenaufbereitung und Aktualisierung der Daten wird in größeren Projekten der PMU Projektmanagementunterstützung übertragen oder durch das Projektoffice erledigt.

In mittelgroßen Projekten reicht häufig ein so genanntes Projektmanagement-Tool aus. Es gibt sie inzwischen für viele Branchen auch mit branchenspezifischen Funktionen.

Mahnungen:

Der PSP Projektstrukturplan weicht immer mehr oder weniger von den tatsächlichen Planungen ab.

Die Veränderungen und Änderungen geschehen zuhauf in der Praxis des Alltags. Die Konsequenzen werden häufig erst dann bewusst, wenn die Veränderungen und Änderungen in die formellen Planungen übernommen werden (sollen).

Es ist sicherzustellen, dass die für die Planungen verwendeten Hilfsmittel kompatibel sind. Ansonsten entstehen (Daten-)Schnittstellen mit erheblichem Mehraufwand ohne oder nur mit geringem Nutzen.

Die Beschäftigung mit Planungen mit Hilfe von Planungstools wird manchmal auch als Projektmanagement bezeichnet. Es handelt sich jedoch bestenfalls um die Datenverarbeitung von Daten, die das Projektmanagement erzeugt.

Änderungen der Planungen dürfen niemals durch die Hilfskräfte bei den Planungen erfolgen. Das Risiko einer unbrauchbaren Planung, die für niemandem mehr verbindlich ist und auf welche sich niemand mehr verlassen kann, ist übergroß!

...und die Moral von der Geschichte oder: Was ist das Ergebnis?

Die Praxis richtet sich nicht nach den Planungen. Es geschieht, was geschehen kann - und mit Glück auch, was geschehen soll.

Ein Planungswerkzeug, das eingesetzt wird, ist immer besser als alle Werkzeuge, die zwar besser erscheinen oder es auch sind, jedoch nicht durchgängig bekannt sind oder akzeptiert werden.

Der Projektstrukturplan (PSP) zeigt im Ergebnis die Planungsdaten, auf welche sich alle Verantwortliche, Beteiligte und Betroffene verlassen können. Durch die Daten des IST werden die Abweichungen erkannt. Dadurch werden eventuelle Korrekturen im Projekt und im Projektmanagement möglich und wirksam in das laufende Projekt integrierbar.

Der Projektstrukturplan (PSP) wird in einem iterativen Prozess stetig verfeinert und aktualisiert.