Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Planungsstand: "Das Personal ist gemäß dem Personaleinsatzplan einsatzbereit."

Das erforderliche Personal steht zum richtigen Zeitpunkt und in der notwendigen Dauer am richtigen Ort zur Verfügung.

Unter "Personal" werden alle Menschen verstanden, die z.B. in Projekten oder im Projektmanagement eingesetzt werden. Die Einsatzzeit umfasst z.B. die Zeiten für

1. Anreisen,
2. Rüstzeiten, um sich arbeitsfähig und einsatzfähig zu machen, z.B. Qualifikationen, Einweisungen,
3. Arbeitszeiten, Leistungszeiten,
4. Zeiten der Kommunikation und Information, z.B. Besprechungen, Abstimmungen,
5. Wartezeiten,
6. Leerzeiten,
7. Ausfallzeiten, Urlaub,
8. Ruhezeiten,
9. Nacharbeiten, Abrechnungen, Dokumentationen,
10. Abreisen.

Es ist neben der ausreichenden Einsatzzeit auch sicherzustellen z.B.

1. die Einsatzorte,
2. die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen,
3. die zu erbringenden Leistungen,
4. die fachliche Führung,
5. die durchgängige disziplinarische Führung,
6. die Weisungsbefugnisse,
7. die Art und Weise der Bezahlungen,
8. die Art und Weise sowie Kostenträgerschaft der Sozialversicherungen wie Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung,
9. die Haftung, z.B. für Fehler, Minderleistungen, Falschleistungen, Unfälle, Fahrlässigkeit,
10. die Art und Weise der Rückgliederungen bzw. weiteren Verwendungen nach Beendigung des Einsatzes.

In Projekten und im Projektmanagement sind besonders wichtig zu klären, festzulegen und zu vereinbaren z.B.

1. Art und Weise der vertraglichen Verpflichtungen, z.B. als Arbeitnehmer, Leiharbeitnehmer, Freiberufler, Auftragnehmer, Delegierter,
2. Art und Weise der Vertretungen während den Einsatzzeiten,
3. Art und Weise der Personalauswahl, insbesondere der Auswahlverfahren und Entscheidungen über die Auswahl,
4. Art und Weise der Einführung in die laufenden Prozesse,
5. Art und Weise der Einführung in die bestehenden Beziehungen (Integration), Regeln und Spielregeln,
6. Art und Weise der Sicherstellung von Verstehen und Verstanden-werden, z.B. sprachlich, fachlich,
7. Art und Weise der Unterbringungen und Verpflegungen,
8. Art und Weise der Zugänge zu den Einsatzorten,
9. Art und Weise der Verfügung über Hilfsmittel, Ressourcen, Materialien, Informationen,
10. Art und Weise der Verpflichtung zur Geheimhaltung, des Datenschutzes, der Datensicherheit und zur Loyalität.

Vorzubereiten sind auch z.B.

1. Stellenplan,
2. Stellenbeschreibungen und Funktionsbeschreibungen,
3. Vollmachten, allgemeine und spezielle,
4. Einarbeitungsprogramme,
5. Festlegungen von Leistungen und Vergütungen,
6. Kostenträgerschaft für die Personalkosten,
7. Arbeitsverträge, Dienstverträge,
8. Qualifizierungsprogramme,
9. Art und Weise der Abrechnungen,
10. Ausstattungen des Arbeitsplatzes, Arbeitsmittel.

Mahnungen:

Ist Personal verfügbar, ist insbesondere zu prüfen, ob es auch geeignet ist.

Die Personalabteilungen beschränken sich häufig auf die administrative Personalarbeit.

Projekte und das Projektmanagement sind in der Regel nicht geeignet, Personen zu beschäftigen, die anderweitig nicht (mehr) eingesetzt werden können.

Stammt das Personal von Dritten sind diese verbindlich (schriftlich) zu verpflichten, das geeignete Personal bereitzustellen und die Schäden zu tragen, die im Falle der Zuwiderhandlung eintreten (können).

...und die Moral von der Geschichte oder: Was ist das Ergebnis?

Es menschelt immer.

In Projekten und im Projektmanagement ist deshalb eine Engführung meistens angemessen. So können eventuelle Störungen, aber auch Ideen für Verbesserungen und Vereinfachungen leichter erkannt und mit den handelnden Personen bearbeitet werden.

Das Ergebnis der Personaleinsatzplanung ist ein verbindlicher Plan, der den jeweiligen Beginn, die Dauer und das Ende des Personaleinsatzes aufzeigt. Insbesondere wird dokumentiert, wer die Termine eingeplant hat bzw. verantwortlich ist, dass die benötigten Personen auch planmäßig zur Verfügung stehen.

Die Personaleinsatzplanung ist ein ständiger, stetiger und iterativer Prozess, in welchem die Personen, Einsatzorte und die Regeln allgemein und speziell fortlaufend an die jeweiligen Gegebenheiten und voraussichtlichen Entwicklungen angepasst werden.