Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Planungsstand: "Das Lastenheft ist erstellt und vereinbart."

Die Lasten sind geklärt und beschrieben im Lastenheft.

Eine Last ist etwas, was getragen werden kann, darf, soll oder muss. Das Lastenheft beschreibt deshalb in der Regel die Mindestanforderungen, die durch das Projekt, die durch das Projekt zu erstellenden Produkte und Leistungen sowie das Projektmanagement aufgebürdet werden.

"Unmögliches wird sofort erledigt. Wunder dauern etwas länger." So lautet ein etwas aus der Mode gekommenes Sprichwort, das oftmals in Konstruktions- und Ingenieurbüros oder in Werkstätten ausgehängt war.

Als Lasten des Projekts müssen vom Projekt bzw. dem Projektleiter "geschultert" werden z.B.

1. "Es muss alles beim Alten bleiben."
2. Änderungen dürfen nur in vorher bestimmten Gebieten und im vorher bestimmten Umfang vorgesehen werden.
3. Veränderungen der Strukturen bzw. der Hierarchie dürfen (nicht) vorgesehen werden.
4. Eingriffe in die Datenarchitektur sind (nicht) erlaubt.
5. Das Projekt darf nur mit (internen, externen) Personen durchgeführt werden.
6. Es dürfen (keine) Investitionen getätigt werden (Maschinen, Einrichtungen).
7. Das Projekt darf nur jene Kosten verursachen, die vorher freigegeben wurden.
8. Risiken aus dem Projekt dürfen (nicht) entstehen.
9. Alles, was zu tun ist, ist nahtlos in die laufenden Prozesse einzuplanen bzw. darf den laufenden Geschäftsbetrieb nicht stören.
10. Die disziplinarische Führung des Projektpersonals erfolgt (nicht) durch den Projektleiter.

Als Lasten des Produkts werden dem Projekt aufgebürdet z.B.:

1. Physische Größen: z.B. dürfen bestimmte physische Größen nicht überschritten bzw. sie müssen mindestens erreicht oder genau eingehalten werden, wie z.B. z.B. Gewicht, Größe.
2. Haltbarkeit,
3. Konsistenz,
4. Anpassungsfähigkeit,
5. Kompatibilität,
6. Bedienerfreundlichkeit,
7. Servicefreundlichkeit,
8. Wartungsarmut,
9. Einhaltung von bestimmten Normen, Gesetzen,
10. Verwendbarkeit, Einsatzfähigkeit.

Es geht jedoch nicht um Maximalanforderungen (Wünsche), sondern um konkrete, verbindliche, die in der weiteren Planung und Realisation des Projekts beachtet werden.

Als Lasten des Projektmanagements muss es tragen bzw. ertragen z.B.

1. Engführung, Mitsprache durch eine bestimmte Person,
2. Mitwirkung eines bestimmten Fachbereiches oder einer bestimmten Person,
3. Vorabgenehmigungen einholen von einer bestimmten Person zu bestimmten Entscheidungen,
4. Schonfristen für bestimmtes störendes Verhalten bestimmter Personen oder Organisationen,
5. Schonreviere für bestimmte Personen oder Organisationen,
6. Tabus, die weder angesprochen noch bearbeitet werden dürfen,
7. Gefolgschaft und Gehorsam auch dann, wenn die Entscheidung für "falsch" eingeschätzt wird,
8. Loyalität, Verschwiegenheit auch über beobachtetes gesetzeswidriges oder gar kriminelles Verhalten,
9. Persönliche Angriffe, Diskriminierungen, Schuldzuweisungen auch ohne eigenes Fehlverhalten,
10. Ungezogenheiten, Respektlosigkeiten sowie Machtspiele von bestimmten Personen oder Organisationen.

Lastenhefte werden vielfach z.B. bei Ausschreibungen, Anfragen oder Bestellungen von Kunden bereits mitgeliefert, zumindest soweit es die bestellten Produkte und Leistungen angeht.

Manche neigen auch zur Übernahme von Lasten, ohne direkte Dritteinwirkung, z.B.

1. um sich oder irgend Jemand etwas beweisen zu wollen,
2. um "eine Prüfung" zu bestehen,
3. um "als Bester" zu gelten,
4. um "Karriere zu machen",
5. um "das Glück zu provozieren",
6. um "das Können unter Beweis zu stellen",
7. um "die eigenen Grenzen auszuloten".

Die daraus resultierenden -zusätzlichen - Lasten nützen den Projekten und dem Projektmanagement in der Regel nur wenig. Im Gegenteil: sie erweisen sich häufig als Quellen von Störungen im Projektverlauf und enthalten auch mal hohe Risiken. Auch zu hohe.

Mahnungen:

Es ist nicht erforderlich, dass bekannt ist, dass, ob und wie die Lasten tragbar sind: sie können sich in der Folge als Überforderung (Überlastung) oder als Unterforderung herausstellen.

Lasten tragen ist etwas Passives: Es sind die Strukturen und die Konstitution sowie die Fitness und die Erfahrungen, die helfen, die Lasten zu tragen bzw. tragen zu können. Mängel oder Fehler in den Strukturen, eine fehlende Konstitution oder Fitness oder fehlende Erfahrungen sind nicht heilbar, - auch nicht durch Qualifizierungen.

Manche stöhnen schon (frühzeitig) über Lasten, die sie noch gar nicht übernommen haben (professionelles Leiden: Klagen ohne wirklich zu leiden.) Manche überfordern sich, weil sie nicht rechtzeitig erkennen, dass sie und wie, wodurch überlastet sind. Wer nicht rechtzeitig "die Reißleine zieht", gilt im Nachhinein als inkompetent, auch dann, wenn die übernommene Last von niemand Anderem hätte getragen werden können.

Lasten werden oftmals heimlich und in Salamischnitten übertragen: Die Grenze der Überlastung bzw. des nicht mehr Tragbaren wird erst bemerkt, wenn es bereits zu spät ist.

Es empfiehlt sich immer, die übernommenen und abgelehnten Lasten schriftlich festzuhalten.

...und die Moral von der Geschichte oder: Was ist das Ergebnis?

"Sage Ja, wozu Du Ja sagen willst.", "Sage NEIN, wo Du nicht sicher bist, dass Du eine Zusage auch erfüllen bzw. einhalten kannst."

Das Ergebnis des Lastenheftes ist die Offenlegung der tatsächlichen Erwartungen an das Projekt, die Produkte und Leistungen und das Projektmanagement.

Das Lastenheft entsteht in einem iterativen Prozess und wird schließlich zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart.