Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Planungsstand: "Die Entscheidungen in Notfällen sind gesichert."

Die Fälle, welche als Notfall gelten und in welchen sofortige Neuentscheidungen erforderlich sind, sind festgelegt und vereinbart. Es ist gesichert, dass die Entscheidungen auch getroffen werden (können).

Im Entscheidungsnotfall sind in welchen in jedem Fall eine grundlegende Entscheidung über das Projekt oder das Projektmanagement (neu) zu treffen. Die Fälle können sich spontan ergeben. Sie kündigen sich manchmal auch schleichend an, bis der Zustand erreicht ist: "Jetzt muss aber (endlich) eine neue Entscheidung her."

Tritt ein Entscheidungsnotfall ein, ist unverzüglich die erforderliche und notwendige Entscheidung herbeizuführen, zu ermöglichen, zu treffen und erforderlichenfalls auch zu erzwingen. Gleichgültig, wie das Projekt oder das Projektmanagement steht. Als Entscheidungsnotfälle festzulegen empfehlen sich z.B.

1. Versetzung, Ersetzung, Ausfall oder Tod von Schlüsselpersonen,
2. Änderungen der Rechtsform von Schlüsselpartnern,
3. Bonitätsverschlechterung von Schlüsselpartnern,
4. Eingriffe durch höhere Gewalt,
5. Unerwartete Behinderungen, Streiks, Unfälle, Störfälle, Ausfälle, die das Projekt oder das Projektmanagement gefährden,
6. Neue Erkenntnisse oder Beobachtungen, die das Projekt oder das Projektmanagement erheblich gefährden,
7. Erkenntnis von groben Fehlern und Fehlannahmen in den Grundlagen und Planungen des Projekts, des Projektmanagements sowie in den bisherigen Schritten,
8. Wesentliche Veränderungen der Grundlagen des Projekts wie z.B. Ziele, Preise, Wettbewerbslage,
9. Erreichung von Meilensteinen und das Ende von Projektphasen,
10. Erreichen von Schlussterminen oder Endterminen.

Für die angenommenen und außerordentlichen Entscheidungsnotfälle sind festzulegen:

1. wer den Entscheidungsnotfall offiziell feststellt bzw. festzustellen hat,
2. wer über den Eintritt eines Entscheidungsnotfalles zu informieren ist,
3. wer feststellt, wer für die anstehende Entscheidung zuständig ist,
4. wie die Entscheidung veranlasst und ermöglicht wird,
5. wie die Entscheidung gegebenenfalls erzwungen wird,
6. wie bis zur neuen Entscheidung mit dem Projekt und dem Projektmanagement verfahren wird,
7. wer bis zur neuen Entscheidung die Verantwortung für das Projekt und das Projektmanagement beibehält oder übernimmt,
8. was zu tun ist, wenn die allfällige Entscheidung nicht getroffen wird oder werden kann oder verschoben wird,
9. wie durch die vermutliche bzw. erwartete Entscheidung vorbereitet wird,
10. wie verhindert wird, dass neue Verträge und Vereinbarungen getroffen werden, die vermutlich mit der erwarteten Neuentscheidung nicht mehr vereinbar sein könnten.

Ist ein Entscheidungsnotfall eingetreten, ist vom Projektmanagement zu erwarten, dass es sich strikt an den aktuell (noch) gegebenen Auftrag hält und alles unternimmt, dass keine neuen Risiken entstehen.

Kann der Projektleiter die anstehende Entscheidung selbst treffen, sollte er sie unbedingt dokumentieren, gleichgültig, ob das Projekt unverändert fortgesetzt wird oder Änderungen erfolgen.

Kann der Projektauftraggeber die erforderliche Entscheidung selbst treffen, sollte der Projektauftrag und der Auftrag zum Projektmanagement offiziell und formell auf den aktuellen Stand gebracht werden, ebenfalls gleichgültig, wie die Entscheidung ausfällt.

Können der Projektleiter und der Projektauftraggeber die anstehenden Entscheidungen nicht treffen, ist das Projekt "in die Krise" zu führen bzw. die bestehende Krise so zu verschärfen, dass die entscheidenden Personen über das Projekt und das Projektmanagement neu entscheiden müssen.

Mahnungen:

Entscheidungsnotfälle entstehen nur selten aus Fehlern oder Fehlverhalten, auch wenn dies im ersten Moment so eingeschätzt wird.

Es erfordert vielfach allen Mut, neben den meistens tatsächlich bestehenden Überforderungen und der chaotischen Turbulenzen die richtige Entscheidung zu treffen: "Es ist eine Neuentscheidung notwendig. Und zwar JETZT!!!"- und diese auch unbeirrt einzufordern.

In Entscheidungsnotfällen erweist sich der "kürzeste" Dienstweg in der Regel als der effizienteste: Die Zeit, "den Apparat in Bewegung zu bringen", besteht ohnehin meistens nicht.

...und die Moral von der Geschichte oder: Was ist das Ergebnis?

"Es ist leichter sich zu entschuldigen, als um Erlaubnis zu fragen." - sagt ein Sprichwort erfahrener Menschen.

Entscheidungsnotfälle sind oft auch Wendepunkte und Scheidepunkte des Projekts oder des Projektmanagements. Wenn klar formuliert ist, dass es solche aus außerplanmäßig geben kann und darf, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Verantwortlichen frühzeitig und angemessen reagieren.

In Entscheidungsnotfällen gilt es wirksam zu sein und dazu auch mal enormen Druck auszuüben, um die verantwortlichen Personen zur Entscheidung zu bewegen. Der Zweck heiligt die Mittel im Nachhinein meistens.

Die Entscheidungsnotfälle werden iterativ ermittelt und benannt, wobei für die verschiedenen Entscheidungsnotfälle auch individuelle Regelungen entwickelt und festgelegt, besser: erlaubt werden.